辦公時寫的Business Email與一般Email不同，除了用字外，也講求格式、語調等多項細節。你又是否記得自己寫的Email如何作結？美國著名商業禮儀專家Barbara Pachter、作家Will Schwalbe 及Aliza Licht均認為Email收尾時不宜過於唐突，更要因應不同情況去選擇用字︰

 

1/ Best

 

　　3位專家一致認同All the best、Best wishes及Best regards等帶有Best字眼均為最安全的選擇。

 

2/ Thanks及Thanks again

 

　　在Email尾端表示謝意，我們會用上Thanks。唯如果不是真正表達感謝之意，又或是在安排工作上過度使用Thanks，就會加強對別人下指令的壓迫感。

 

3/ TTYL、TAFN

 

　　避免使用俚語和縮寫，例如TTYL（Talk to you later）及TAFN（That's all for now），此等用語都會予人不專業的感覺。

 

 

4/ Sincerely

 

　　用此字前首先問問自己，你是否正在寫求職信？如果只是普通一封Business Email的話，用上Sincerely就顯得過於正式，而且態度冷淡。

 

5/ Looking forward

 

　　除非在未來的日子真正進行會面，否則重複或過度使用Looking forward但沒有實質行動，變成空頭支票。

 

6/ Speak with you soon、Talk soon

 

　　同樣地，在有需要與對方洽談時方可使用，應用在客戶身上的話，Talk soon等字眼亦給人Casual的感覺，注意使用。

 

7/ Warmly

 

　　Schwalbe認為，Warmly比Sincerely親切，但又比Best正式，視乎與收件者的關係或認識程度。

 

8/ Cheers

 

　　3位專家指出，以Cheers作結是澳洲及英國人常用的，當中帶點自我的感覺。

 

9/ Yours faithfully

 

　　這個的正式程度與求婚的語調無異。

 

10/ Respectfully

 

　　這令人聯想起正在聯絡上了年紀的人，同樣是政府官員等官方式對話的用語。

 

11/ Take care

 

　　與Safe flight一樣有祝福的涵意，但如果對方「無病無痛」，用上Take care就會使人不安。

 

12/ 下款只寫自己英文名

 

　　Licht以及Schwalbe均同意這是讓人感覺冷淡以及唐突。

 

13/ 下款只寫自己英文名首個字母

 

　　即使內部電郵也好，只留下字母的話會沒有人懂得你的意思。

 

　　電郵歸電郵，WhatsApp歸WhatsApp，各有用法和限制，最重要還是看對象。

 

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