職場

2017-08-31

【你所不知道的強大作用】點解開會一定要帶本簿？

　　返一份新工，HR第一日畀你嘅「文具套裝」裏面，好多時都會有本記事簿。每逢開會 (就算只係上司ad hoc叫你入去傾兩句)，好多人嘅習慣就係攞起自己本記事簿，再加一支筆，然後行入會議室。攞本簿嘅最大原因當然係入去jot notes，或者坦白啲講，唔駛兩手空空入去開會咁肉酸。但其實當中有啲用處係你享受咗，又未必察覺。

　　例如，開會前5分鐘，各同事忙碌地準備開會：有人趕住衝去廁所、有人排隊斟水。不論準備緊咩，好多人都不忘手執一本記事簿。呢個時候，記事簿仿佛係你將要開會嘅象徵，醒目嘅同事留意到，可能會畀個「優先權」你。

　　「咦，你開會呀？畀你斟水先。」

　　呢本簿，仿佛係你喺office嘅「fast pass」，畀其他同事知道，你將有「正經事」要做。

　　入到會議室，meeting未開始，但又想霸定個靚位 (即離主席位最遠，或位處開會核心外圍嘅座位)，好多人都會放一本寫咗自己名嘅記事簿喺枱面。如果能夠加一支全公司獨一無二嘅筆 (例如一枝Hello Kitty筆)，咁就更加萬無一失。

　　當然，記事簿嘅其他用途仲包括喺會議期間同隔離位「傳紙仔」講是非、提水，或者無聊時畫公仔。

　　雖然每個人用記事簿嘅方式都唔一樣，但好多人都會喺一個會議開始時，喺記事簿上開一版新頁，寫低開會日子同topic，例如「31 Aug 2017 ABC meeting」。而當中又有一部分人由會議開始到結束，都只係寫咗呢句，即係成個會都冇寫過其他嘢。久而久之，佢哋嘅記事簿就會儲埋好多個只得會議名稱嘅「meeting notes」，變相「簡潔」而「有條理地」為自己記錄開會次數，方便日後查閱。

　　仲記得剛出道工作時，記事簿的確係平時工作、開會不可或缺嘅工具，經常寫完一本又一本。但隨住好多公司為員工提供手提電腦 (方便員工24小時都可以工作) 同智能電話嘅普及，hardcopy記事簿嘅實際用途已經慢慢降低。試想像如果而家要求你喺一個會議裏面，淨係用紙同筆做會議記錄，你會花幾多時間「閱讀理解」自己嘅handwriting，然後再打返入word document？