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2020-08-11

【時間管理】一寸光陰一寸金,有好好管理你的「金子」嗎?妥善分配時間3大秘訣!

  時間管理是很多人的終身難題,每人每天都只有有限的時間,相應的我們有無限的事情要處理和追求,如何更有效運用時間將定奪我們可以完成多少事情。然而如何才能掌握好自己的時間表,做好時間管理?

 

要談時間管理,首先你要沒有時間

 

  極端點來說,並非所有人都需要管理時間,只有時間不夠用的人才有需要去管理。假設我們每周都有很多空閒時間,或其實在檢視的時候我們發現自己在每周中有很多「HEA」的時間,那時間管理跟我們完全無關。時間管理是關於取捨,需要計算將時間投放到自己不同項目上務求得到更大的效益(不一定是收入相關,亦可以是快樂、健康、維繫關係等對我們人生息息相關的項目),當我們未能填滿自己的時間表前,想提升自己的工作效率或完成目標的速度,就只有先把時間表填滿這一個動作要做。

 

管理時間,從管理習慣入手

 

  要妥善管理時間自然我們需要一些系統性的工具,有人會用手機上的日程表,有些人喜歡用手抄的,我覺得最重要的是養成會計劃和檢視的習慣,用自己慣用的工具就好。而計劃自己的時間表是一種工作習慣,曾經聽過一些前輩分享如何有效分配時間,建立良好工作習慣兼且做到工作以外的時間都得以平衡,可以跟大家分享一下。

 

  他建議我們先計算好每周有多少時間是必須要留給工作以外的事情,如要陪伴家人,休息的時間,學習進修增值的時間,運動或健康相關的時間等等,把必要的項目先填到日程表上,然後剩下的時間就用來分配到工作上面。把不能改時間的會議先填上,然後就再把容易與客人或招募會面溝通的時間再填好,最後再填上可以用來做行政文書的時間填上。

 

  這個處理方式是可以確保:1. 工作和生活不會失衡,避免所有時間都放到工作上忽略了重要的家人和朋友,因為我們努力打拼或多或少都是希望家人生活有所改善,不要本末倒置。2. 先填上會議和客人會面的時間是確保不會在安排日程上造成不必要的麻煩,把不同的約會約到同一天同一個時間,避免尷尬情況。3. 把一些生產力低一點的時間用作文書處理,使自己一定有足夠時間做有生產力的事情。

 

填好日程表,再提升時間的質量

 

  很多新人常犯的毛病就是把重要但不算很緊急的行政文書工作做得過分仔細,兼且佔用了本來可以用來作客人會面的黃金時間(如午飯時間、下午茶時間等),原因是自己沒有計算好該花多少時間在文書上,亦沒有為自己的每個任務設下死線,變相浪費更多的時間,減低自己生產力。

 

  當我們客人開始變多,或者開始需要管理團隊時,時間自然變得不夠用,要有效提升自己的工作效能,自然就要學習如何提升時間的質素。企業家思維就最幫到我們了,當然是花錢買時間 — — 比如說聘請秘書處理文書,把一些如自己業務相關但不需要自己做的事情外判出去,如自己團隊的宣傳,專頁的經營等。正所謂專事專做,我們的工作主要是針對銷售和團隊管理,其他的事情我們都不應親手處理太多,不然就會喧賓奪主,變相減低自己工作效能了。

 

  有一位前輩曾經建言過筆者,在此給大家作一個參考。每次作工作檢討的時候,回望一下過去一天或一周,有多少事情其實是可以花錢找人處理而不需要親自下場的,就把那些工作盡快外判出去,很快自己的工作效能就能提升了。畢竟你不會看到Elon Mask親自到廠房幫忙砌摩打,也不會見到Jeffrey Preston親自送貨吧?

 

 

 

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