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11/10/2019

【商業電郵】休假前指定動作:寫自動回覆訊息的三大步驟+範例

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  • Zephyr Yeung

    Zephyr Yeung

    從小喜歡英文且極具好奇心,奈何小時候發問時往往都會被告知「背左佢啦」,心有不甘繼而透過閱讀和研究來尋根究底,長大後深深了解香港人學習英語時會遇到的障礙,並研究出獨有的方法瞬速提升英文水平,從此不再視學英文為畏途。你ready好晉升為「職場英語達人」未?

    逢周五更新

    職場英語教室

 

  保持專業、有禮、可靠是很重要的。因此,當你需要休假並且不打算隨時回覆E-mail時,記得設置專業的「外出自動回覆電郵訊息(Out-of-office autoresponder email messages)」。啟動這個功能後,每當有人發電郵給你,系統都會自動回覆對方。假若沒有設置任何自動回覆就離開辦公室,那麼,會讓發送電郵給你的人感到被忽略,並認為你不可靠。

 

寫專業的自動回覆訊息其實不難,只要記住以下三步曲便可:

 

Step One:開場白—禮貌地打招呼

 

● Thank you for your email.

(謝謝您的來信。)

 

● Thank you for your message.

(謝謝您的訊息。)

 

● You have reached the mailbox of Bruce Chan.

(你已寄件給Bruce Chan。)

 

Step Two:告知對方自己暫時不在、明確表示自己何時回來,以及有急事的話怎麼處理

 

 

● I am currently out of the office with limited access to email.

(我目前不在,不方便使用郵件。)

 

● I will be back on Oct. 10, 2019. Please refer all urgent matters to Ms. Yanny Yip at the following email address [yannyyip@abcmail.com].

(我將於2019年10月10日回來。有急事請找葉小姐,她的郵件是[yannyyip@abcmail.com]。)

 

● I am out of the office due to illness. I expect to return on 10 Oct and will get back to you at that time.

(我現在因病不在辦公室。我預料於十月十日回到辦公室,屆時將回覆你。)

 

● I will be out of the office from 10 Oct until 13 Oct.

(我將於十月十日至十月十三日不在辦公室。)

 

● I am currently out of the office, with no email access. I will be returning on 16 Oct.

(我現在不在辦公室,不能連接電郵。我將於十月十六日回到辦公室。)

 

● Our office is closed today due to statutory holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible.

(因法定假期我們公司今天不營業,我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息。)

 

  

● I am out of town with limited internet access. I will be back on 16 Oct.

(我現時不在香港,只有有限度的網絡連接。我將於十月十六日回到辦公室。)

 

● Please refer all urgent matters to Judy at judy.lo@abcmail.com.

(請將緊急事宜轉交至Judy [judy.lo@abcmail.com]。)

 

● I am out of town until 10 Oct I am only able to check email sporadically.

(現時直到十月十日,我都不在香港,只能間中檢查電郵。)

 

● For urgent matters, please contact me on my cell phone at 9123-9123.

如您需要緊急協助,請致電我的手提電話91239123。

 

● I will reply to your email after I return.

我回來後會回覆你的電郵。

 

● I am out of the office attending a meeting today and may be slow to respond.

(我今天要出席會議並且不在辦公室,回覆可能會較慢。)

 

● I am at XXX Event until 10 Oct and may be slow to reply.

(我直到十月十日都在出席XXX活動,回覆可能會較慢。)

 

● If you need immediate assistance please contact Judy at judy.lo@abcmail.com.

(如您需要即時協助,請發電郵到judy.lo@abcmail.com與Judy聯絡。)

 

 

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