善用數碼通訊軟件 進修或求職可網上面試

17/09/2019

  香港的大專學府,由師資以至教學質素均備受推崇,因此每年都需要花費大量行政時間進行遴選及安排面試。為了針對此痛點,香港科技大學(科大)引入了本地研發的 UC.NOW 數碼通訊軟件以甄選來屆碩士生。教職員及報考生毋須同處一地,以電腦、平板或手機的瀏覽器啟動視像溝通(Real Time Chat)即可面談。最重要是 UC.NOW 提供的排程(Scheduler) 功能,為校方人員解決了安排面試的一大痛點,迄今已成功為近 1,000 位報考生安排網上面試。

 

  在具體操作上,以往行政人員經常遇上許多技術性問題,例如動輒需向逾千名報考生逐一發送電郵通知、確定及更改時間、面試雙方需預先安裝指定通訊應用程式等。有些軟件並非所有國家及地區都可以下載、安裝及穩定使用,一旦遇上這種情況,又要另行處理。更甚者,若出現視像或話音不穩定、時間延誤、停頓甚至斷線等狀況,雙方溝通必然嚴重受阻。

 

 

1. 預約面試專用功能  統一發送電郵

 

  短時間內要安排大量面試,無論公司的HR或院校的 Admin 都需耗費不少人力、時間處理前期安排。針對此痛點,UC.NOW 提供一套專用排程功能,讓 Admin 可先以 xls 檔案方式整理面試安排總檔,再以 Batch 方式上傳至 UC.NOW。系統讀取後會統一向獲邀面試者發送通知電郵,並會記錄學生是否已回覆確定時間、發出提示讓學生預先檢查設備的視像及話音功能等,大大節省時間和工序。

 

  面試當日系統會再發提示,雙方只需按下電郵提供的連結,或將連結貼到瀏覽器上即可直接進入「網上會面室」開始面試。過程完全「自動波」完成,毋須 Admin 逐次跟進。

 

Admin可以上傳xls檔案,大批量地匯入面試生資料,然後一次過發出面試通知電郵。

 

2. Browser 啟動 UC.NOW   毋須任何安裝

 

  UC.NOW 強調,只要面試雙方使用的手機、平板及電腦上,裝有 Chrome、Safari、QQ、360等常用瀏覽器便可使用。經記者實試,透過點按提示email連結、或將連結貼到瀏覽器上,都能即時開始網上對話,毋須額外安裝程式。獲邀面試的一方亦無須設定 Username、Password等。在科大的面試過程中,此特點就避免了其中一方忘記預先安裝,或部分程式無法在部分地區使用的問題,真正做到化繁為簡。此外,在面試過程中,雙方均可透過 UC.NOW 直接互傳檔案,例如證書、成績單、推薦書等文檔作輔助,整個面試過程亦可按校方需要短暫存檔,否則記錄將自動刪除。

 

UC.NOW 數碼即時通訊軟件可於各大Browser上使用。

 

3. 視像及話音穩定清晰

 

  記者親自實測 UC.NOW 的視像及話音質素,發現清晰度及流暢度果然不虛,畫面相當穩定,聲音亦無出現延遲、停頓、聲音斷續等情況,一洗以往使用坊間一般通訊軟件的不良感覺。

 

新增功能   自訂 Email Template 更方便靈活

 

  UC.NOW 市務總監潘綺勤透露,在聽取科大的用家意見之後,團隊特別為 UC.NOW 排程功能進行升級,其中一項是讓用家因應需要,自訂不同的電郵模板,方便大批量地向面試者發放各種通知,讓聯絡可更具彈性。另一項則是增加修改排程功能,如需大批量地更改面試日期、時間等安排,校方只需點擊相關面試生,輸入更改詳情,其後系統便會一次過重新發出確認電郵。相對以往需要重新把更改後的 xls 檔上傳至 UC.NOW更省時方便。兩項功能已於今年 7 月底上線,配合各院校年底的 2020 年度收生程序。

 

一般大專院校的課程面試動輒過千人,由篩選到安排面試,UCNow都可以幫助減省當中繁複的行政工作。

 

  潘綺勤相信, UC.NOW 除了適用於學界招生,亦可廣泛應用於商界招聘。由個別空缺到開放日等大型招聘,HR都能夠以此應用接受求職者查詢或進行初步遴選。尤其當涉及仍然在職者,網上面試因不涉及交通往來,能提供更多時間選擇和人手安排的靈活性。

 

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