過往專欄

2011-06-17

再談商務電郵結尾

　　上回談過一些語調稍為嚴肅、在首次接觸時使用的結尾用詞，如 I look forward to hearing from you、I'm looking forward to meeting with you、以及 Thank you for your time and consideration 等。亦介紹了一些普遍又常用的結尾用語，如 Yours sincerely 、Yours truly、Best wishes、Regards 、 Best regards、 Warm regards、Kind regards、Warmest regards 以及 Kindest regards等。

　　相對正式的商務書信，電郵是一個比較快捷又靈活的溝通管道，因而一些較簡潔的結尾用詞，也常被使用。

　　若下屬完成了一項艱巨的任務時，闊綽的你除了請他到速食店大吃一頓之外，當然還可以給他發一個費用全免、並以Congratulations！、Good job! 或 Keep up the good work! 結尾的讚賞電郵。

　　若角色對調，你要寫一個恭賀上司（又稱托大腳）的電郵時，Congratulations這個結尾用詞就當然用得其所；但若以適宜跟平輩或下屬對話時合用的 Good job 或 Keep up the good work等結尾用詞，便有「不分上下」的嫌疑。

　　好了，若向對方提供了一些意見之後，又如何結尾？

　　若你是提供意見者，寫thank you 當然有點格格不入；用 Hope this helps，或更輕鬆自在的 Just my two cents ，即謙稱自己的意見價值不高的意思，便最為適合了。

　　要預祝對方即將進行的計劃成功完成的話，又可以用甚麼結尾用詞?

　　Best wishes、Best of luck、以及 Good luck 等都是一些通行的用法。

　　希望在電郵中多加一點人情味的朋友，更可以用 Take care。在一些電郵內容不太嚴肅的情況，Cheers 亦是不少人喜歡用的結語。

　　Best是一個較具爭議性的用詞。有朋友認為 Best是最中庸不過的結語，然而又有朋友覺得 Best較適合跟熟人寫電郵時用。

　　在商務電郵，最好不要用 Love 、Hugs、或 Hug and kisses (xoxo) 等令人產生不必要遐想的結語。

　　還有一點更為重要的，就是必須要做到「文符其實」。

　　不少朋友都喜歡在 signature block 簽名欄後 (即在結語之後，寫上自己的姓名、職稱、公司名，以及聯絡資料) ，加上永恆不變的結尾用詞。