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2020-03-13

【在家工作】疫症激發遠距工作需求,智慧辦公加速變革!

  「Work from home」現已成為企業界的熱門關鍵字。在新型冠狀病毒肆虐期間,各大小企業為免員工群聚感染,導致無法持續營運的風險,紛紛推出員工在家工作的新措施,令非接觸的遠距辦公方案變得吃香,有助推動智慧辦公變革。

 

  疫情最嚴重的中國,在政府實施封城管制下,國內企業早已採用遠距辦公來維持營運。中國復工首天(2月3日),阿里巴巴旗下企業版即時通訊軟件「釘釘」(DingTalk)平台上,已有逾1,000萬家企業、2億名上班族開工。

 

「釘釘」企業用戶人數在2019年6月底已突破1,000萬大關,在新型肺炎爆發後,其下載量更暴增1,446%,躍升為中國下載量最高的免費iOS App。(圖片來源:釘釘官網)

 

  就算是以「社畜文化」見稱的日本企業,在疫情衝擊下亦已實施遠距辦公政策。日本煙草產業株式會社(Japan Tobacco)已准許全國員工遠距工作。日本網絡公司GMO Internet容許東京澀谷區和大阪市的員工在家上班。生物科技公司悠綠那(EUGLENA)建議東京、橫濱和福岡的員工,在3月3日至14日期間居家工作,或者避開繁忙時間上班。野村控股、SMBC日興證券、樂天株式會社等也要求從中國返國的員工居家工作14天。

 

  其實,遠距辦公方案不是甚麼新鮮事,在歐美已實行多時,可是在亞洲區卻始終無法普及起來。究其原委,一來因為架設成本高,二來因為資訊保安的顧慮,致使不少亞洲企業望而卻步。

 

  回想當年SARS疫情期間,架設一套思科(Cisco)的視像會議系統動輒要過百萬港元,還要每月支付昂貴的專線費用,並進行定期保養維修。可是,現在只要有一部智能手機,便隨時可與同事或客戶進行遠距會議。以最近大熱的雲端視像會議軟件「Zoom」為例,可容許500人一起進行視像會議的大型企業版,每月收費只是19.99美元(約156港元),只要連上現有Wi-Fi 網絡即可使用,成本不到當年架設專業視像會議系統的萬分之一。

 

近期不少香港打工仔用作網上開會的雲端視像會議軟件《Zoom》,截至今年2月的每月活躍用戶人數已逾1,290萬人,相比2019年全年平均每月活躍用戶人數增加21%。(圖片來源:Apple App Store)

 

  儘管如此,亞洲企業管理層大多對此持保守態度,認為機密文件和對話在網上傳來傳去不太安全。不少企業只容許員工在辦公室內使用電腦連上公司內聯網,存取公司文件檔案。不過,新型肺炎爆發卻逼使這些企業要盡快接受遠距辦公方案,以免公司陷入停擺。

 

  經過疫情洗禮,亞洲企業管理層或會明白到,面對突發天災人禍時,辦公室有機會處於癱瘓狀態,所以有必要加快遠距辦公規劃。事實上,近年美國矽谷的樓價不斷飆升,愈來愈多科技企業都傾向將辦公室遷離矽谷,甚或索性取消辦公室,改用遠程辦公的運作模式,讓所有員工在網上平台協同作業。此舉不但可免去租用和營運辦公室的成本,更可消除某些員工在總部辦公室上班而產生的優越感,降低辦公環境造成的待遇差異。

 

  譬如說,Google在香港辦公室的工作環境和員工福利已算不俗,既享有無敵的銅鑼灣海景,又有豐富的自助餐全日供應,但比起位於加州山景城(Mountain View)總部「Googleplex」的辦公環境,觀感上依然有所不及。即使Google強調所有員工一律平等,但各地員工之間少不免有某種程度上的比較,讓一些在總部工作的員工產生優越感。

 

座落於美國加州山景城的Google總部,面積達200萬平方呎,內裡不單設有健身房、按摩室、遊戲機、桌球枱、桌上足球機、鋼琴等休閒娛樂設施,還有24小時免費開放的餐廳和自動販賣機,難怪令全球員工趨之若鶩。(圖片來源:維基百科)

 

  假如改用遠距辦公模式,員工可以選擇自己覺得最方便、最舒適的工作環境,不但有利於員工維持最佳工作狀態,而且可省去上下班通勤時間,還可以減少同事之間的待遇感受差異;然後,再配合年度員工聚會等團隊建立活動,便可幫助提升整體團隊的合作效率。

 

  若要數到遠距辦公的最成功個案,相信非Automattic莫屬。這家名字看似有點陌生的美國科企,旗下卻有兩款廣為人知的產品——WordPress與Tumblr,公司市值高達30億美元(約234億港元),員工人數逾1,100名,分布於全球75個國家。2017年6月,Automattic決定關閉位於三藩市、公司成立以來唯一一間辦公室。公司創辦人Matt Mullenweg解釋指,這間15,000平方呎的辦公室租了6、7年,都沒有人認真使用。

 

自從Automattic關掉三藩市的辦公室後,這家市值達30億美元的科技公司就完全投入純遠距辦公的運作方式。(圖片來源:維基百科)

 

  這家沒有辦公室的神奇公司,會向員工提供各種遠距工作的津貼,包括:新入職者可獲2,000美元,用作改善個人辦公環境;如果員工選擇在共用工作空間(coworking space)辦公,每月可獲250美元的補助金;倘若員工選擇在家居鄰近的咖啡館辦公,該公司亦會支付有關的餐飲費用。

 

  另一科技巨擘Twitter也認為,把員工集中在固定地點一起工作的運作模式,不僅無法為公司帶來更大效益,甚至會造成額外的營運成本。早前Twitter執行長傑克·多西(Jack Dorsey)透露,有意讓員工以更分散的方式運作,藉此提高整體工作效率。在新型冠狀病毒的蝴蝶效應下,或許在不久將來會有愈來愈多公司採用遠距離的智慧辦公運作模式。

 

Twitter執行長Jack Dorsey指出,以往Twitter把員工集中於三藩市總部的運作模式已變得不合時宜,日後人手編制將採用更分散的方式進行部署。(圖片來源:維基百科)

 

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