過往專欄

2019-02-19

走入數碼智能辦公室

近年，好多大企業都進行數碼轉型，但對於中小企業，要應用嶄新ICT科技配合營運，創造優勢，看似殊不容易。要投放大筆資金就不在話下，對市面上有什麼切合行業需要的方案認識又不多，提升運作效率最後可能得不償失。其實中小企只要找個好幫手，亦能夠輕鬆地數碼轉型，打造數碼智能辦公室以提升效率，減低營運成本。

以無紙化辦公室為例，是實現數碼辦公室的第一步。HKT與各大著名打印機品牌合作推出的Scan-to-Cloud掃描至雲端服務，並可附加Cloud Document Management Solution(DMS) 雲端文件管理方案，讓中小企進入電子化世代，進一步減省用紙，安全彈性兼備，讓用家可隨時隨地查閲辦公文件，即使身處海外亦無礙查看。另外，雲端儲存平台需密碼登入，並可設定使用權限，大大減低資料外洩機會，符合律師事務所或會計師等專業界別需要。

雲端方案簡化流程

雲端服務無須大量IT資源，又能做到低成本高效能，正正符合中小企所需。HKT提供一系列價格相宜、月租模式、簡單易用及一站式服務的方案，當中包括會計和人事管理方案。中小企由於缺乏專業知識，會計工作往往依賴第三方核數師處理，費用高昂，亦未能即時掌握業務狀況。HKT的會計方案正切合中小企需求，提供一個簡單易用的介面，讓沒有會計背景的用家輕鬆處理財務問題。用家只需按照銀行月結單輸入，便能處理全盤會計帳目，輕鬆產生各種財務報表，全面了解營運和現金流狀況。

人事管理方案更是中小企建立數碼辦公室必備項目，為方案涵蓋絕大部份人力資源人員日常工作範疇包括員工檔案、薪酬、假期、報稅，以至離職記錄管理自動化。員工亦可透過智能電話或瀏覽器，申請假期、查閱大假結餘及下載糧單，全面實施無紙化操作，並大幅減輕人事部的日常工作重擔。另外，近年香港僱傭條例持續修訂，HKT的人事管理方案更會緊隨法例不斷更新，該方案讓員工不用花時間留意相關法例修訂，亦不用擔心誤墮法網，確保僱主合符法例要求。

促進流動辦公新模式

進入數碼年代，流動工作的需求愈來愈頻繁，無論你身處巴士或地鐵，只要能接上網絡，你都可能隨時隨地在工作。面對流動工作的挑戰， HKT與Microsoft聯手合作，打造專為中小企業而設的HKT x Office 365商業雲端方案，集HKT高效雲端平台及Office 365兩者優勢。除電腦外也支援iPad、Mac、Tablet、手機等流動裝置，即使身處辦公室以外，都可閱覽同修改文件。配合HKT龐大的雲端儲存空間及穏定高速的流動網絡，文件實時同歩，存取編輯輕易。

另外，HKT Smart Biz Line智能手機應用程式，將辦公室電話與流動電話結合，猶如一個隨身Office。當外出工作時，可於手機接聽撥打到辦公室的號碼來電，時刻與客戶保持聯繫 ; 而利用手機撥打電話，也可以選擇顯示辦公室的號碼，保障個人私隱，避免公開私人的手機號碼。更可於手機即時查閱及接收辦公室的留言信箱及傳真，緊貼公司業務。

不少企業推行數碼轉型時，亦會擔心網絡安全問題。HKT提供5A皇牌商業寬頻保障，提供五重防護，由防禦、堵截至監察，重重保障，全面照顧網絡保安及數據備份等需要。

智能辦公室是現今大趨勢，能有效地提高企業競爭優勢及工作效率。中小企也要趕快進行數碼轉型，方能把握數碼先機。