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2020-02-20

【在家工作】當Home Office變成常態,企業要面臨哪三個挑戰?

  武漢肺炎疫情持續升溫,為減少社區接觸,港府帶頭容許公務員在家工作,同時呼籲各大私人企業跟從。今次疫情令不少公司實行了在家工作的安排,同樣是實驗遠端工作成效的好機會,但要長遠把在家工作變為常態,企業就要面臨以下三個挑戰。

 

1/ 哪個軟件或應用程式更好用?

 

  在實行遠端工作的同時,意味著更多員工要透過視訊程式,組織與客戶、同事之間的小組會議,而不同的應用程式各有優缺點,先介紹兩個常用的程式:「Zoom」和「Hangouts」。

 

  「Zoom」是視像會議的寵兒,最大好處是速度快,只有3G網絡都能順暢地開會,而且即使沒有帳號都可以加入會議。

 

  「Hangouts」是Google的視訊功能,支援多人語音影像通話,只要有Google帳戶就可以使用,而且所有內容都可以與Gmail、Google Drive等程式整合,成為完整的雲端系統。在視訊會議的過程中,與會者可以直接在Google Document編輯會議紀錄,分享給一眾與會人士,亦可以把會議期間上傳的檔案儲存於Google Drive內。

 

2/ 安全問題

 

  當員工在家工作時,少不免要登錄公司的系統,亦要把重要的檔案儲存,萬一電腦遭遇網絡安全問題時,就會把公司內部的資料外洩。因此,為減少風險,企業應制訂規矩,說明有哪些檔案,如涉及公司機密的資料,不可以用團體協作軟體傳送,並要求員工定期檢視、刪除軟體上的檔案,移到自己裝置的檔案夾中。

 

3/ 生活與工作的界線模糊

 

  當公司實施在家工作後,員工們需要使用不同的通訊軟件互相交流,就像日常生活中聯絡朋友一樣,長遠而言可能會令工作和生活的界線變得模糊,令員工不自覺地犯禁,例如金融從業員輕率地分享了重要的交易消息等,為公司帶來大麻煩。

 

  因此,在實施在家工作前,僱主必須做好員工培訓,明確地告誡員工,遠端工作都是工作,有些規矩仍然要遵守。

 

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