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2023-11-09

開會的意義|唔想開會變成例行公事?改變例會生態!由「匯報」轉為「展望」打破悶局

  大部分打工仔都極為厭倦每星期或每月不停重複嘅例會。好多時例會都係老闆覺得必要,但冇一位同事會認真對待,只會每星期無意識地匯報工作進度。有時當例會冇太大議程時,老闆不但唔會取消會議,反而會搞搞「新意思」,例如加入「Stand-up meeting」元素,又或者無限brainstorm諗諗如何改善工作流程令公司賺更多錢等等。最後甚至連老細都忘記例會意義,令其變成冇營養又浪費時間嘅行常工作。其實不論你係老細同小薯,都要學會如何改變例會生態,亦從例會中有所得著,提升自己價值。

 

  每間公司、部門當然有自己一套開會模式,但如要改變例會沉悶局面,就必須改變一直以來諗法,為呢類會議定下新目的。例如好多公司例會目的都以「匯報」為主,以過去發生嘅事情為內容核心,匯報上星期/上月工作進度,就算冇事都會匯報。其實會議只懂回望過去,對會議或公司都唔太健康。所以如情況許可,反而應嘗試將重點放於展望將來,談及將會發生嘅事情或將會面對嘅問題。另外更可提出新論點或可行新方案,為公司解決舊有問題。由「匯報」轉為「展望」,除咗能夠真正推動公司同工作進程外,亦鼓勵老闆同事一同思考,作為小薯亦能令老細覺得你與眾不同。但要小心一點,此行為可能會引來其他同事突如其來嘅恐慌,亦有機會令老細/同事覺得你冇嘢做搵嘢做,所以要小心拿捏力度。

 

《大叔的愛》劇照

 

  例會另一問題係,經常會有一半與會人士並冇參與會議,有很多同事會因為議程同自己無關就腦袋放空,影響整體氣氛同浪費時間。其實老細/同事有責任更精準地選擇參加者,而如果被選中參加就一定要參與。作為小薯,可了解其他部門運作情況,同時要嘗試幫助其他人解決問題,如能夠喺非自己範域下給予建設性意見,必定令老細/同事另眼相看。而作為老細,應用引導性問題去帶起不同同事思考,增加同事間互動。

 

  仲有一個常見嘅隱藏問題係,部門/同事間會利用例會互相推卸責任,一不小心就會「硬食」。見過不少「老海鮮」鍾意喺沉悶嘅例會中一步一步將自己責任推開,經長線安排後你會突然發現自己工作愈來愈多。雖然例會沉悶,但無時無刻要留意有關權責問題,唔好被老海鮮引導你走向佢哋所想嘅方向。就算要硬食,亦要令老闆/同事明白故事真相,更需要對方支付相對嘅人手同資源。

 

  每個會議都有其表面目的同背底目的,表面上雖然悶、冇意義,但可以嘗試從另一角度去尋找自己嘅目的。

 

 

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