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15/04/2020

企業設疫情「心戰室」 掌握情報助決策

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  新冠肺炎疫情嚴重影響企業運作,企業面對營運暫停、定單中斷等數之不盡的問題。企業管理諮詢專家建議企業,必須密切留意現金流的情況,並可考慮建立「心戰室」(War Room)的機制,處理因為疫情所帶來的緊急狀況,適時決策。

 

全球諮詢公司AlixPartners董事總經理(香港)麥高樂認為,疫情期間任何企業都不能情緒化地決策,宜把握情報後作理智決定。(資料圖片)

 

  全球諮詢公司AlixPartners董事總經理(香港)麥高樂(Michael McCool)接受本報訪問時剖析,在新冠肺炎疫情下,需要即時應對各種難以預測的挑戰,情況有如戰場,現時企業就像是作戰狀態的軍隊,將帥要掌握戰場形勢隨時調兵遣將,「這是很類似的情形」。

 

  因此,他倡議企業都可參考「心戰室」的做法,協助高管進行疫情期間的決策。重點是快速收集、整理來自多個途徑的資訊,包括公司銷售情況、貨運日程、現金流情況、政策改動、業界調查等。

 

  管理層要根據這些情報進行決策,不能依賴往日的決策模式。麥高樂解釋,過往行之已久的企業決策機制,每層決策或有明確權限定義,但由下至上層層傳遞需要較長時間,加上不同負責人或有各自部門考慮,未必可從企業整體利益出發,果斷應對疫情下分秒必爭的危急情況。

 

專責隊伍 由危機領袖帶領

 

  不過建立新機制,難免會與舊有決策方式有衝突,麥高樂的建議是,需要明文訂好臨時機制下,負責人權限以及處理事項的優先次序,明文列出並獲同意。他強調這個做法,無論是大集團或小企,都可因應情況調整採用。

 

  AlixPartners有為設立心戰室隊伍提供一些參考方向:

 

  • 設立專責隊伍,具有明確權責與匯報架構,以及有需要時修正、推翻既有的企業決定的權力,以應對緊急情況;

 

  • 這個隊伍可以觸及指揮每個營業單位以及主要運作部門;

 

  • 由一位能統領大局的「危機領袖」帶領,並加入具必要知識的專才至隊伍;

 

  • 企業要就高級管理職務的人選有後備方案,以防萬一有人患病時,公司運作決策馬上癱瘓。

 

  麥高樂指出,香港營商環境在過往一年原本已是急劇轉變,但疫情的影響更甚於此,因涉及全球大多數國家。談到他與不少企業客戶的討論,他分享稱,不少企業於疫情初期都難以估算事情會發展到現在的地步,以部分港商為例,在疫情爆發初期,因中國工廠停運,無法滿足原有定單需求,他們反應已很快,馬上尋找替代生產地維持產能。誰知踏入3月,因疫情蔓延至歐美,情況變成原本下定單的歐美市場,未必能消化這些已轉移了產地的產品,「無法生產的情況,在6星期忽然轉換成沒有需求」。

 

突發問題 忌情緒化處理

 

  「不少企業面對存亡危機。」他分析,轉移生產地本來已對企業運作有很大影響,但最新發展而言,無論維持產能或停接定單,都可能涉及違約、賠償,企業亦只能在一眾壞的選項中,選擇傷害較輕的措施。

 

  雖然各行業情況難以一概而論,但任何企業要在決策及對外接觸時,不要情緒化處事,例如有人因難敵疫情而叫停生意,要諒解對方並非存心為難。他特別強調,疫情過去之後,要讓生意能迅速反彈,修復供應鏈運作,實在有賴企業對外能維持良好關係。他又建議,任何企業都要密切留意未來3個月現金流情況,充分掌握支出與收入,並每天更新狀況,隨時應對。

 

  事實上,包括香港的各地政府已陸續推出協助企業方案,麥高樂同意各地政治模式有別,有部分政府可對企業提供更多直接援助。但他建議,任何企業在這緊要關頭可考慮加入商會或協會組織,集結力量以應對短期,以至更長遠的經濟格局重整。他指出,可預見未來各地會愈來多干預與援助措施,行動亦會更加快速,集結力量發聲會更有機會被當局聽到,勝過企業單打獨鬥。

 

 

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