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31/08/2017

【你所不知道的強大作用】點解開會一定要帶本簿?

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  • Michael & Derek

    Michael & Derek

    著有《我做媽劇停》一書,撰寫「市場」及「職場」兩大類文章。經常與不同機構及院校合作舉辦Marketing及職場座談會。

    本欄每周四更新

    我做Marketing

  返一份新工,HR第一日畀你嘅「文具套裝」裏面,好多時都會有本記事簿。每逢開會 (就算只係上司ad hoc叫你入去傾兩句),好多人嘅習慣就係攞起自己本記事簿,再加一支筆,然後行入會議室。攞本簿嘅最大原因當然係入去jot notes,或者坦白啲講,唔駛兩手空空入去開會咁肉酸。但其實當中有啲用處係你享受咗,又未必察覺。

 

 

  例如,開會前5分鐘,各同事忙碌地準備開會:有人趕住衝去廁所、有人排隊斟水。不論準備緊咩,好多人都不忘手執一本記事簿。呢個時候,記事簿仿佛係你將要開會嘅象徵,醒目嘅同事留意到,可能會畀個「優先權」你。

 

  「咦,你開會呀?畀你斟水先。」

 

  呢本簿,仿佛係你喺office嘅「fast pass」,畀其他同事知道,你將有「正經事」要做。

 

  入到會議室,meeting未開始,但又想霸定個靚位 (即離主席位最遠,或位處開會核心外圍嘅座位),好多人都會放一本寫咗自己名嘅記事簿喺枱面。如果能夠加一支全公司獨一無二嘅筆 (例如一枝Hello Kitty筆),咁就更加萬無一失。

 

  當然,記事簿嘅其他用途仲包括喺會議期間同隔離位「傳紙仔」講是非、提水,或者無聊時畫公仔。

 

  雖然每個人用記事簿嘅方式都唔一樣,但好多人都會喺一個會議開始時,喺記事簿上開一版新頁,寫低開會日子同topic,例如「31 Aug 2017 ABC meeting」。而當中又有一部分人由會議開始到結束,都只係寫咗呢句,即係成個會都冇寫過其他嘢。久而久之,佢哋嘅記事簿就會儲埋好多個只得會議名稱嘅「meeting notes」,變相「簡潔」而「有條理地」為自己記錄開會次數,方便日後查閱。

 

  仲記得剛出道工作時,記事簿的確係平時工作、開會不可或缺嘅工具,經常寫完一本又一本。但隨住好多公司為員工提供手提電腦 (方便員工24小時都可以工作) 同智能電話嘅普及,hardcopy記事簿嘅實際用途已經慢慢降低。試想像如果而家要求你喺一個會議裏面,淨係用紙同筆做會議記錄,你會花幾多時間「閱讀理解」自己嘅handwriting,然後再打返入word document?

 

 

  如果有時間,不妨翻閱一下自己本記事簿,睇下自己寫過嘅「文章」,因為佢好可能係你喺呢間公司裏面,最齊全嘅個人歷史書。

 

 

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