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30/10/2017

【職場的隨機應變術】忘記「save」的財務報告(上)

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  • 潘少權

    潘少權

    資深傳媒人,為香港免費報章《晴報》創刊總編輯;曾擔任美國《讀者文摘》亞洲區中文版總編輯,負責香港、內地、台灣和東南亞出版工作。此前,在職香港經濟日報集團時為《經濟日報》副總編輯,兼任經濟日報出版社副社長,並主編《ezone》和《置業家居》等雜誌。他又是多本暢銷書,如《九七日誌之當年今日》、《駕車郊遊指南》、《百年智慧•管理經典》、《一分鐘管理》的作者。曾在中資、華資、歐資和美資公司工作,閑時外遊,喜歡讀書。

    辦公室政治

    本欄每周一更新

  一件舊事,勾起了一些有趣回憶。「Joel,你有沒有去年做 budget 時的 presentation?」新加坡同事Tim來電問。「應該有的,」我說,「讓我找找。」

 

  Tim是我在舊公司時的拍檔,當時我負責大中華區的業務,他則負責其餘非華語地區。他的「版圖」比我大;「勢力」比我強;「影響力」亦比我大。他對我很好,或許這跟他是加拿大人有關。他毫無架子,上班時一件圓領 T 恤,一條牛仔褲便是了。

 

  但他的行政管理卻實在不怎麼出色,我們每年要做 budget,這些分析、報告或簡介,均需要下一些工夫整理數字,而這正是Tim最弱的環節。每當要做這些匯報時,他便找我,問我拿一些相關匯報作為他的參考,這次也不例外。

 

  他問我:「你做好你的 budget presentation 沒有?」

 

  「差不多吧!等財務部給我最新數字便 OK 了。」我說。

 

  說完才想起,倒不如把我最新的 budget presentation 給他吧!我說:「Tim,今年財務部做了許多新的假設,你參考去年的或許不準確,不如我給你我今年的版本吧!」

 

  「Great!」他說。

 

  可是他竟然拿了我的 file 作改動,卻忘記「save」便 send 了出去。如能及時修正錯誤,問題也不嚴重,怎知在美國總公司派來聽取匯報的副總裁到來前,竟無人看過他的檔案,包括他本人在內。

 

  美國來的副總裁是個不苟言笑的人,他是德州人,曾在越戰時參軍,故我們在背後給他起了外號:將軍,可想而知他是何等威猛!開會時,他以毫不客氣的尖銳辛辣批評見稱。那一天,我排在Tim前匯報,將軍對中國有特別偏好,對我的匯報批評很少。

 

  當Tim準備匯報打開第一頁powerpoint 時,將軍臨時說:「Let's have a five minutes break.」當我看到那個 powerpoint 的第一頁,竟然有我的名字,便擔心出錯了。

 

 

  Tim也即時發現問題,嚇得面無人色。

 

  怎麼辦?五分鐘後便要 present 了。如箭在弦,我靈機一觸。(下期待續)

 

 

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