職場

　　雖然香港人才眾多，不過好多時打工仔空有一身好本領，但都永遠唔能夠得到高層賞識。就算有機會同CEO／高層見面，事前做足準備工夫，到最後都係失望而回。其實面對老闆級或「C-level」級等，溝通 / 開會方式並唔係大家想像中咁簡單。

 

　　首先要明白一點，面對高層同面對上司好唔一樣，大至同佢哋開會，小至簡單傾偈，都唔能夠用對上司嘅一套方式對CEO／高層。上司透過同你日常工作，必然互相了解對方習性、工作範圍同重視領域。但高層們每日處理業務繁多，二來你對佢哋熟識度有限，所以溝通時好考你應變能力、思考角度同事前準備工夫是否充足。

 

《上司實習生》劇照

 

　　第一點好多打工仔經常犯錯係，溝通時唔懂得用高層嘅「單位」，不論談及日子、金錢、工作等等，都要以佢哋嘅單位同角度出發。其實當職位愈高，管理嘅金錢就愈大、打理嘅project日子愈長、用嘅資源亦愈多。相反，作為一位小薯，日常最多只能對幾百至幾千蚊有話事權，而自己獨立工作時每個task都只係用幾小時或幾日完成，所以習慣向上司匯報時都以「日」、「千」作單位，而呢幾日、幾千蚊就正正係高層最唔感興趣嘅事。試想像佢哋每個決定都以百萬／千萬計，但你就用一小時去討論一項幾百／幾千蚊嘅工作，好難唔令佢哋反感。另一方面，高層們做每件事都係講「回報」同「價值」，而唔係我哋小薯講「進步」、「優化」、「慳$300」等等。所以有機會同高層溝通，要因應不同階級而定出唔同單位界線，免得被人覺得你唔了解佢哋所需，繼而根本唔想同你開會。

 

　　第二點較重要事情，就係見面／開會前你一定要比高層們更了解情況，除咗是次會議直接同間接嘅內容，另外參與會議所有高層們背景，以至一啲同自己部門有關嘅瑣碎事情都要準備充足。見過好多小薯甚至乎係中高層員工，同C-level開會前只會準備好自己嘅演講同PowerPoint ，但就忽略其實好多高層們公務繁忙，未必記得會議前文後理，C-level或老闆等更可能係入到會議室時先知今日嘅議程。所以若然開會時發現佢哋突然六神無主，如能把握機會幫佢哋了解來龍去脈，就必定喺佢哋心裏加分。相反，如果自己唔清楚情況，最後更要由高層向你解釋，或你不斷問佢哋詳情，就必定留下壞印象。

 

　　CEO／高層們分分鐘都係錢，可能同佢哋開會只得十分鐘，但事前準備可能已經要好多好多日。緊記同佢哋溝通，唔好只係講自己想講嘅事，要講佢哋想知嘅事，就算未必同自己直接有關都要有所準備，有時機會就係一瞬之間。

 

　　無論你是資深專業人士還是剛入行的商界新手，掌握商業英語至關重要。清晰有效的溝通除不但可以提升你的專業形象，也能有助你與商業夥伴建立良好的關係。在這篇文章中，筆者會為大家分享10對詞彙，每一對詞彙都包含「正式（formal）」和「非正式（informal）」的詞語，以幫助你有效地應對不同場合。

 

(Credit: https://www.gettyimages.com )

 

1. 開始

正式：「 Commence」

例句：

We shall commence the meeting promptly at 9:00 AM.

我們將於上午9:00準時開始會議。

 

非正式：「Start」

例句：

Let's start the meeting at 9:00 AM.

讓我們在上午9:00開始會議。

 

2. 協助

正式：「Facilitate」

例句：

Our team will facilitate the negotiation process.

我們的團隊將協助談判過程。

 

非正式：「Help」

例句：

Our team will help with the negotiations.

我們的團隊將協助談判。

 

3. 運用

正式：「Utilize」

例句：

We aim to utilize data analytics for better decision-making.

我們旨在運用數據分析做出更好的決策。

 

非正式：「Use」

例句：

We aim to use data analytics for better decision-making.

我們旨在使用數據分析做出更好的決策。

 

4. 告訴/轉達

 

(Credit: https://www.gettyimages.com )

 

正式：「Convey」

例句：

Please convey our gratitude to the client.

請轉達我們對客戶的感謝之情。

 

非正式：「Tell」

例句：

Please tell the client we appreciate their business.

請告訴客戶我們想答謝他們的業務。

 

5. 詢問

正式：「Inquire」

例句：

I would like to inquire about the project timeline.

我想詢問一下項目的時間表。

 

非正式：「Ask」

例句：

Can I ask about the project timeline?

我可以問一下項目的時間表嗎？

 

6. 閱讀

 

(Credit: https://www.gettyimages.com )

 

正式：「Peruse」

例句：

Kindly peruse the contract before signing.

請仔細閱讀合同，然後再簽署。

 

非正式：「Read」

例句：

Please read the contract before signing.

請在簽署前閱讀合同。

 

7. 位於

正式：「Reside」

例句：

Our headquarters reside in the heart of the city.

我們的總部位於市中心。

 

非正式：「Live」

例句：

Our headquarters are located downtown.

我們的總部在市中心。

 

8. 終止

正式：「Terminate」

例句：

We regret to inform you that your contract will terminate.

很遺憾地通知您，您的合同將終止。

 

非正式：「End」

例句：

Unfortunately, your contract will end.

很遺憾地，您的合同將結束。

 

9. 獲得/取得

正式：「Procure」

例句：

We need to procure additional office supplies.

我們需要獲得更多辦公用品。

 

非正式：「Get」

例句：

We need to get more office supplies.

我們需要再買些辦公用品。

 

10. 隨時通報

正式：「Apprise」

例句：

I'll apprise you of any developments.

我會隨時通報你有任何進展。

 

非正式：「Update」

例句：

I'll keep you updated.

我會隨時告訴你最新情況。