職場

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 　　接到電話時聽到：「Hello」之後，是不是不禁心想：「慘了！又要講英文了」？的確，很多英文學習者都有遇過這個問題——用英語講電話比面對面講英文緊張。原因可能是在face-to-face交談的時候，即使遇到聽不懂的字詞，你也可以從對方的facial expressions （表情）和body language（肢體語言）來判斷內容。但是，當我們通過電話交流，既看不到對方表情，也看不到對方的肢體語言，這下子就只能單靠自己的英文實力了。

 

　　本周，筆者為大家預備了一些應付商業英語電話的訣竅以及useful expressions（常用句），再輔加一些接電話的時候可能會遇到的問題（例如：突然訊號欠佳、通話時有第三方撥入電話）的應對方法。早有準備的你，下次接電話時就不用再心慌慌了吧？

 

Part 1—開場白：

 

I. 假如你是「來電者」，待對方接聽電話後，你可以先簡單跟對方打招呼：

 

　　· Hello.

　　你好

　　· Good Morning.

　　早安

　　· Good Afternoon.

　　下午好

 

然後，記得跟對方表明身份：

 

　　· This is (你的名字) speaking. 

　　我是______。

　　（例句：This is Tom speaking.）

 

　　· I am calling from (公司/機構名稱). / I’m calling on behalf of (公司/機構名稱).

　　我是代表xx公司打來的。

　　（例句：I’m calling on behalf of L&Y Company.）

 

　　· Hello. It is (你的名字) from (公司/機構名稱).

　　你好，我是xx公司的______。

 

繼而說明你找的接聽對象：

 

　　· Could you please connect me with （對方名字）, please?

　　麻煩可以幫我轉接給______嗎？

 

　　· Could I speak to (對方名字) please? 

　　可以幫我轉接給______嗎？

 

　　· I would like to speak to (對方名字). 

　　我要找的人是______。

 

　　· I’m trying to contact (對方名字).

　　我想找______。

 

需要對方幫忙轉接內線電話的話，可以說：

 

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　　· Could you put me through to extension number __________(e.g. 1234) , please?

　　你能替我轉接電話到_________嗎？

 

II. 假如你是「接電話」的一方，待對方打招呼後，你可以說：

 

　　· ^Hello. （你的名字） here. 

　　你好，我是_______。

　　(^留意：這個説法比較informal，較正式的商業電話一般較少用)

 

　　· Hello,（你的名字）speaking. How may I help you?

　　你好，我是_______，我可以幫你甚麼忙嗎？

 

　　· Hello? This is （你的名字）.

　　你好，我是_______。

 

　　· Hello? This is （你的名字）. May I know who is calling, please?

　　你好，我是_______。請問您是誰？

 

　　· Excuse me, where is this call coming from?

　　請問這通電話是來自哪裡？（=詢問對方是誰）

 

假如你就是對方要找的那人，你可以說：

 

　　· Speaking.

　　我就是。

 

　　情境：

　　A: Hello. This is Chris. May I speak to Zephyr?

　　（你好，我是Chris。請問Zephyr在嗎？）

　　B: Speaking.

　　（我就是。）

 

需要請對方稍等一下的話，你可以說：

 

　　· Hold on a second. / Hold on, please.

　　請稍等一下。

 

　　· Hold the line, please. I'll put you through.

　　請稍等一下，我現在幫你轉接。

 

Part  2—通話中有可能遇到的問題

 

環境吵雜/通訊品質不佳：

 

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　　· I'm sorry, but the line is breaking up. Can you say that again, please?

　　不好意思，電話訊號不太好，你能再說一遍嗎？

 

　　· I think the signal is weak in this area. Can I call you back later?

　　這附近的收訊很差，我可以稍後給你回電嗎？

 

　　· I’m afraid the line is quite bad. Would you mind repeating your sentence?

　　收訊似乎不太好，你介意重複一下你剛剛説甚麽嗎？

 

對方聲線太柔弱/小：

 

　　· I’m afraid I can’t hear you very well. 

　　我好像聽不清楚你說甚麼。

 

　　· Would you mind speaking up a bit, please? 

　　可以請你講大聲一點嗎？

 

　　· I‘m sorry. Can you say that again?

　　不好意思，你可以再說一次嗎？

 

　　· Could you repeat that, please?

　　你可以重複再說一次嗎？

 

通話期間需要接聽另一通電話/有第三方撥入電話：

　　

　　· I’m sorry that I've got another call and I have to take it. Can I call you back later?

　　不好意思，我有另一個電話需要接聽。我可以稍後給您回電嗎？

 

Part 3—結束語

 

　　· Is there anything else that I can help you with?

　　還有沒有其他事情我可以幫你的呢？

 

　　· Please make sure to contact us anytime you have a question.

　　有任何疑問的話，歡迎隨時與我們聯繫。

 

　　· Can I take your message? / Can you leave a message?

　　有需要幫你留言嗎？

 

　　· I will call you back in a bit.

　　我待會再打給您你。

 

　　· I will tell （同事名字）to call you back later.

　　我會請________稍後給你回電。

 

　　· Thank you for calling. Have a good one.

　　謝謝你的來電，祝你有美好的一天。

 

　　· Thanks for calling. Goodbye.

　　感謝你致電。再見。

 

　　· Have a good day. Thanks for calling.

　　祝你有美好的一天，感謝你致電。

 

　　以上分享給大家的是在商業電話上用簡潔的英文來開場、結尾以及處理一些接電話的時候可能會遇到的問題（例如：突然訊號欠佳、通話時有第三方撥入電話）的應對方法，下次接電話時就不會再心慌慌了吧？

 

　　在職場上，偶爾也會遇到不公平或不合理的事情，因此，了解如何專業地表達不滿絕對是一門學問。 長期把不滿或其他負面情緒埋藏在心裏的話，會嚴重影響情緒，使自己變得容易沮喪，繼而影響辦事效率，導致生產力下降。你有沒有想過，當以專業的方式表達不滿時，其實可以帶來建設性的成果，促進正向的工作環境？只要達到有效的溝通，互相表達自己的感受、看法，就可有助同事和合作夥伴之間創造一個相互尊重的工作環境，以減少誤會的發生。本周，筆者為大家準備了一系列的情景和處理方法，有助你日後能以專業的方式解決問題。

 

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場景一：

 

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　　● You may encounter unfavorable work conditions and have no idea how to handle them professionally. You may feel overwhelmed, leading to potential missteps in addressing these concerns.

　　你面臨一些工作上的挑戰，並且完全沒有學過如何專業地解決這些艱難的問題，因而感到不知所措，導致解決問題時出現失誤。

 

這種情況下錯誤的處理方式：

 

　　1. Reacting impulsively or emotionally, which can result in irrational behavior.

　　出現衝動或情緒化的反應，引致不理性行為。

 

　　2. Expressing concerns in an accusatory or confrontational manner, leading to potential conflict with colleagues or superiors.

　　以指摘或對抗的方式表達擔憂，導致與同事或上司發生潛在的衝突。

 

正確表達方式（1）：

 

　　● "I have noted a few challenges 挑戰 related to our current work conditions that I believe merit our attention 值得我們關注. I would appreciate the opportunity to discuss and explore potential solutions 潛在解決方案 that could benefit both the team and the organization."

 

正確表達方式（2）：

 

　　● "I believe that there are certain work conditions that may benefit from further review, and I would welcome the opportunity to discuss potential improvements constructively 有建設性地."

 

場景二：

 

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　　● An employee may encounter work conditions that are impacting their performance but may be hesitant to address the issues professionally.

　　公司有某件事情出現，導致影響了自己的工作表現，但你猶疑不決，不知道如何跟同事或上司說明這個情況。

 

這種情況下錯誤的處理方式：

 

　　● Remaining silent and allowing the dissatisfaction to fester, which can lead to a decline in morale and productivity.

　　保持沉默並讓不滿的情緒惡化，這可能會導致士氣和生產力下降。

 

正確表達方式：

 

　　● “I have identified certain work conditions that I believe, if addressed 解決, could contribute to an improved work environment 有助於改善工作環境 for the team. I would appreciate the opportunity to provide feedback and potentially explore solutions together 共同探索解決方案.”

 

　　記住，透過建設性地闡明問題並尋求協作解決方案、專業地表達不滿，我們才可以創造積極主動的工作環境。