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2019-08-21

【職場增值】想準時收工?把握「黃金15分鐘」提升工作效率

  打工仔每天面對堆積如山的工作,如果未能在辦公時間內及時完成,自然只會落得「OT」的下場。如果想提升工作效率,不妨參考下文7個方法,把握下班前、上班後的「黃金15分鐘」,由今日開始準時收工!

 

上班首15分鐘

 

1. 分清緩急先後

 

  根據工作的重要性排列你希望在今天內完成的項目,透過排序你將會發現最緊急的工作,所以不要在一開始便分心回應未讀的電子郵件或處理其他人的請求。

 

2. 想像大局

 

  列寫好工作順序之後,不要立即就開始處理待辦事項。不妨深呼吸,想像一下整天的工作進程,思考在不同的工作中會否遇到甚麼困難?有沒有足夠時間完成工作?如果遇到困難可向哪位尋求協助?

 

3. 向同事更新工作情況

 

  如果你的工作需要與團隊合作,不妨在一天之始就與同事分享大家的工作進度,讓大家的工作可以更有彈性,亦更有動力。不過在討論過程中,小心「傾公事」變「傾八卦」,一不為意變成閒聊,拖慢工作進度。

 

4. 迎接挑戰

 

  工作開始應先處理列表上最困難的項目,遇到阻滯應即時向上司或同事求助,以免影響進度。先完成最難處理的工作,再逐一應付餘下比較容易的工作,你會發現整個工作天會變得越來越輕鬆,工作效率亦會越來越高。

 

下班前15分鐘

 

1. 總結工作項目

 

  下班前可以處理一下簡單的文書工作、收發非緊急的電子郵件,不宜再展開新的工作項目。

 

2. 執拾桌面

 

  有研究指,整潔的工作間能夠提升工作效率及能力。所以,於完成一天的工作後應先好好執拾你的工作間,整理桌面上多餘的文件、文具、垃圾等。

 

3. 整理思緒

 

  在離開辦公室前,將腦內各種有關工作的小事情寫在紙或簿上,不要讓下班的腦袋仍然裝滿下個工作天的待辦事項,待明早回到辦公室才著手處理。

 

 

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