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2021-01-26Text: Yan Law

【職場劫難】連全球首富Elon Musk都鬧:開會浪費生命!8個守則令會議更有效率

  「上班沒幹啥,一直忙開會,大會接小會,神經快崩潰……」這首在網上流傳的打油詩,絕對是不少打工仔的心聲!不是說開會毫無價值,但依心直說,過多和冗長的會議實在讓人厭煩,倘若與會者準備不足,更覺浪費時間,以致嚴重影響生產力!所以這就不奇怪,連全球首富、以創立Tesla、Space X和PayPal聞名的「鋼鐵人」伊隆・麥斯克(Elon Musk)為何亦曾公開對員工表示:「開會是最浪費生命的事!」

 

  雖然會議惹人心煩,但它始終是一個能夠讓同事互相表達意見、了解工作進度,甚至激發創意的平台。想開會不拖拉、有效率?記住以下8個守則!

 

1. 開會人數不超過8人

 

  愈多人開會愈好?不!美國史丹福大學教授Robert Sutton曾進行相關研究,結果發現,5到8人的會議是最有效率,一旦超過了,會議中的對談品質就會開始下降!想開會開得有效率?只需邀請與會議主題直接相關的人參與即可,最好不要超過8個人,才可確保與會者有充足的時間去表達意見,還可空出其他同事(尤其是不表達意見、只會你眼望我眼的旁觀者)去集中處理當日的工作,以免整體工作進度因「人人去開會」而被拖慢。

 

(《七個會議》劇照)

 

2. 提前至少3天通知會議議程

 

  明明在開會,但感覺似漫無目的地閒聊?或許是因為與會者並不清楚召開會議的、議程!所以舉行會議前,最好提前至少3天發出會議通知,列明議程、時間、地點等,讓與會者可以提早做好準備,包括搜集或閱讀相關資料,以便從會議開始就能圍繞主題作討論。

 

3. 會議主題必須明確

 

  很多人都會有一個想法:「反正開會,不如一次過討論晒所有議題,好像更省事!」但其實會議主題愈多,只會愈容易失焦點,也會很容易因「暫時沒想法」而不斷轉話題,最後花上幾小時都得不出任何結論!

 

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#打工仔 #職場 #辦公室貼士 #開會 #會議 #elon musk
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