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2020-04-29Text: Amber Yiu

【管理貼士】用Zoom炒人好絕情!企管人使用視像軟件的dos and don'ts

  自疫情爆發後,各大企業都開始實施「在家工作」,而視像會議軟件Zoom更加是work from home必備,相信大家在這幾個月都試過在家開會!即使疫情緩和,大家如常上班去,這些方便到極的視像軟件相信亦繼續大行其道,甚至成日後大勢,可以大大提升工作方便度與效率。當大家還沉迷於Zoom的AR背景功能時,有美國初創企業就利用Zoom跟員工們說「分手」,沒錯!就是透過Zoom會議宣布解僱400 多名員工,尷尬程度好比「即場拆人情」,而且會否太絕情?據知,這種「嶄新」做法惹來不少負評;此外,亦有公司利用軟件通知員工放無薪假。

 

  視像軟件的出現,毋疑為大家帶來無比方便,但這些「方便」, 如果「用不其所」就會適得其反,特別是企業老闆或管理人,使用不常隨時引爆「負評炸彈」,又或大大打擊員工士氣、影響運作甚至令企業形象大打折扣。究竟視像軟件應該怎樣用?哪些情況不適合使用?

 

Dos

 

1. 會議

 

  自從疫症爆發以來,透過視像軟件開會變成大小企業常態。如果屬公司常務會議、員工報告工作,又或一些需要共同討論的情況,沒有比用視像會議更好的方法,大家除了可以互動交流如常討論,大部分視像軟件都支援分享文件,效率與坐在會議室開會無異。

 

  除了Zoom以外,Skype、google meets、TeamViewer等都是人氣視像軟件,最近就連Facebook 都宣布推出全新Messenger Rooms視像會議,可見視像會議在職場上的重要性!

 

  視像會議打破了地域上的限制,上司只要向同事傳送一個「會議室網址」,就算身處各地都可以開會,好方便!此外,很多視像軟件在支援人數和會議時間上都有很大彈性,其中Zoom的免費版已可支援100人會議,會議時間可長達40分鐘,由小型團隊到大型企業方案都適用! 除了會議,不少企業都會利用此等軟件為員工提供培訓和教學。

 

外國企業老闆在Zoom Meeting中誤用了濾鏡,將自己變成薯仔!(網上圖片)

 

2. 工作面試

 

  受疫情影響,不少工作面試都改為「視像面試」,就連Facebook、Amazon和Google都宣布暫停面對面形式的工作面試,一切改為網上進行,直至另行通知。但其實在疫情之前,某些企業如國泰航空,都會先以Video interview的方式跟應徵者進行首輪面試,如果表現理想的話,才再安排應徵者親臨公司見面,可見「網上見工」已不是新鮮事,而且漸變為大趨勢。

 

  當然,視像會面對應徵者的了解怎也不比真實見面精準,但先進行網上會面,僱主或企管人可先篩走不合格的求職者,節省時間;另一方面,求職者可自由挑選舒適的環境來進行視訊,有助放鬆心情,發揮最佳的水準;對雙方有利。

 

網上圖片

 

3. 匯報

 

  人在職場,三日一Presentation是常識吧!但因為疫情,企業都不想同事們聚集,唯有將Presentation搬上網。現在的視像軟件除了支援多人會議外,亦可以將文件、簡報等分享給會議成員,讓他們在自己電腦上看到匯報資訊,讓你更緊貼Present內容,還可以減少列印文件,變相更環保!事實上,在網上進行匯報,除了時間地點更具彈性,亦不會受距離限制,看到的簡報或聽到的講解分分鐘比現場更清楚,主持人更可隨時為文件作remarks、標示,表達更清晰,事半功倍。

 

《BLACK DOG》劇照

 

Don’ts

 

1. 裁員

 

  受疫情牽累,愈來愈多企業傳出裁員消息,大家都怕下一個被炒的是自己……美國電動滑板車公司Bird就「開創先河」,透過Zoom邀請「被選中的員工」開會,再利用懷疑預錄語音宣布他們已被解僱,尷尬與無奈程度好比「即場拆人情」;有錯過視像會議的員工表示,他因為突然登入不到公司Email才發現自己被解僱,令員工感到無奈又不受尊重。不過,就算有參與會議的員工,在這種情況下得悉自己「被炒魷」,也會很難受,同樣覺得不被尊重。

 

《我要做model》劇照

 

  看過這消息,編者第一感覺就是:太絕情吧!被裁員已經好Sad,現在還要公開「處決」,全世界都知自己被炒,尊嚴跌到谷底。此外,以一個疑是錄音的訊息得悉自己被解僱,死因不明兼無發問權,憤怒與傷痛雙重來襲。所以,各位老細/管理層,千萬不要用視像軟件公布裁員消息,給員工最後的尊重吧!

 

《自體發光辦公室》劇照

 

2. 進行年度評核(Appraisal)

 

  每逢年頭、年中,都是打工仔接受Appraisal的時間,也是員工與上司坦誠溝通的良機,可以趁著進行年度評核時,跟上司談談自己的工作表現、進步空間和發展方向,是一個互相了解的時間。

 

  或許你覺得用視像軟件相對上安全,減少飛沫傳染的風險。但其實,上司們應該採用面對面的對談方式較為恰當,因為可以觀察到大家的反應和肢體語言,整體感覺相對認真和坦誠,亦代表你很重視與員工之間的交流!只要雙方戴上口罩,保持安全距離就沒問題了!

 

《大叔的愛》劇照

 

3. 初次與客戶見面

 

  不少打工仔或管理層都需要負責見客,雖然疫情嚴峻,但千萬不要主動提出「網上見」!因為大家第一次開會/見面,都應該親自接見,這是基本的禮貌和尊重,亦可以表示你的誠意;除非客戶主動要求使用視像軟件見面,否則都應該先見面一次,彼此有了初步認識後,才再考慮用網上軟件會面!

 

網上圖片

  

 

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