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2019-10-17

【工作電郵】商務Email的藝術:動不動cc老細?Reply與Reply All點用法?

  Email 寄件欄內有分To及cc,幾時要將咩人攞走或加入的確係一個活到老學到老嘅學問。以下幾個常見現象,你又有無同感?

 

「一句『Thanks!』copy 曬全公司」

 

  每封email都有一個cycle(生命周期)。Cycle尾聲多數都係討論已經基本達致共識,或工作已經完成。呢一刻,禮貌上會同對方講聲Thank you以完結對話。但send之前好多人都無留意cc list入面究竟有幾多人,又有幾多人係直接同你呢一句Thank you有關。我親身試過有一個email chain,分別收到五個不同同事send出一句『Thanks!』,令我第一次深深感受到公司同事原來係咁彬彬有禮。

 

  想避免轟炸其他同事嘅Inbox,習慣以Reply代替Reply All,然後再揀選合適嘅同事放入cc list。

 

「有理無理,cc埋你老細」

 

  有好多人覺得將email cc埋對方上司,將會事半功倍,因為可以向對方施壓,令佢哋更加上心。無可否認,呢招有時的確非常奏效,尤其面對一啲職場老油條,或鍾意玩拖字訣嘅同事。但我建議未到最後一刻都唔好隨便用呢一招。

 

  無端端將對方上司加入討論一般都不太禮貌,因為呢個舉措暗示你覺得對方工作能力不足以應付呢項工作,所以需要上司幫忙。另一含義就係向對方上司投訴,等佢睇下自己下屬嘅對答同表現。

 

  當收件一方見到自己上司亦被抄送,通常都會覺得不是味兒,繼而警覺性大大提高。呢個做法理應可以提升佢嘅工作效率、處事流程,或者可以得到修正(當然亦要睇佢上司嘅取態)。但無可避免,你同嗰位同事之間嘅長遠關係亦會受影響,往後共事亦可能變成事事都要「揸正嚟做」,「走盞」空間亦會減少。

 

  當你覺得send email催促同事已經唔再足夠,除咗 cc 佢上司,你亦可以考慮面對面同佢討論。After all,電郵只係溝通嘅其中一種方法,只要能夠達到工作目的,其實唔駛下下都black and white。

 

  下星期將續談其餘幾個關於email cc嘅常見現象。

 

 

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