每天收到的電郵不下百個，當中不少令人摸不著頭 － 為甚麼發這個電郵給我﹖想我怎樣﹖與我何干﹖若果是以副本(Cc)形式收到，當然明白只要知悉電郵內容便行。不過，有時作為收件人，也會一頭霧水。說到底就是寄件人沒有說明目的，清楚指出收件人需要採取甚麼行動。

 

目標為本

 

　　寫電郵，跟撰寫文章一樣，必須基於寫作目的(purpose of writing)。單純資料的電郵，若非與錢銀職位前途悠關，很易被人忽略。大部分商務電郵都是為了達到某種目的而發出，所以應該寫明收件人需要採取甚麼行動，千萬不要假定收件人會自動波。

 

　　電郵清晰明確，可免收件人來電查詢，一兩人還好解釋，幾十人的群組郵件怎招架得了。在目標為本的大前提下，養成考慮5Ws+1H的習慣，即是Who? What? When? Where? Why?和How? 考慮這六點，說明收件人需要採取甚麼行動，以確保收件人清楚明白。例如：

 

Dear Helen,

 

　　My draft proposal on the game design is attached for your comment. Feel free to discuss when we meet on Friday at 3pm in your office. See you!

 

Regards

Roy

 

　　這篇電郵簡單明確交代Helen收到電件及附件後，需要採取甚麼行動，如何、何時及何地回應，一目了然。

 

　　“for …”是商務電郵常用以表示目的寫法，例如，for your consideration、for your review、for your follow up、for your information、for your reference等，最後兩個更多以簡寫FYI及FYR表達。時而會看到for your perusal這樣矯揉造作的用字，想訊息直接有效傳遞，措辭應樸實清晰，這個可以for your review代替。

 

　　話明是叫人採取行動，怎少得直接到位的動詞。商務電郵往來，在動詞前加上Please以示禮貌便可。例如，Please complete and return the attached reply slip to John by email before 25 Oct (Thu).

 

　　若不幸遇著同事一提再提都動也不動，還有絕招——將電郵Cc上司，連同先前三催四請的電郵一起發。除了借上司的威嚴令同事立刻採取行動，目的顯然是要告狀，希望他日後不再阻著地球轉，快快把工作完成。

 

　　一封有效的電郵，必須目標為本。

 

 

 《經濟通》所刊的署名及／或不署名文章，相關內容屬作者個人意見，並不代表《經濟通》立場，《經濟通》所扮演的角色是提供一個自由言論平台。

• 

【母親節限時優惠】 送價值$288維柏健30天逆轉肌齡(膠原蛋白+生物素) ► 火速行動