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2023-09-22

電郵禮儀|甚麽情況不應按Reply to all?如何撰寫簡潔標題?上班族不可不知6大Email禮儀規則!

  《華盛頓郵報》的一項調查顯示,打工仔平均每天花4.1小時檢查工作上的電子郵件(Email)。隨着網絡科技普及,Email早已成為公司與公司之間及公司內部正式商務溝通的重要方式。無論我們喜歡與否,上班族都已習慣每天花大量時間收查並回覆Email。然而,專家表示,有很多專業人士仍然不知道如何恰當地使用電子郵件。一封專業的Email除了需要表達清晰與具說服力之外,還需考量到許多枝微末節的。事不宜遲,一齊記低Email的禮儀與規範吧!

 


(Credit: https://stock.adobe.com/ )

 

1. Include a clear, direct subject line 「標題」要明確、直接

 


(Credit: https://stock.adobe.com/ )

 

  很多時候,大家是以Email的標題(Subject Line)來決定是否繼續詳讀信件的內容。一封標題簡明、清晰的電子郵件,可在最短的時間內吸引收信人的注意並迅速獲得回應。一項涉及超過4000萬封電子郵件的研究發現,擁有三到四個單詞的標題(Subject Line)是最理想的長度。

 

  此外,郵件標題應盡量寫得具描述性,或是與內容相關的主旨大意,讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶。

 

Examples of a good subject line:
 

  •    "Meeting date changed"
  •    "Suggestions for the proposal"
  •     Great gifts for your site
  •    Here’s the quote we discussed
  •    "Quick question about your presentation"
  •    Welcome to L&Y
  •    Your order of A-plus2.0

 

2. Use a professional email address 使用專業的電子郵件地址

 


(Credit: https://stock.adobe.com/ )

 

  試想像,假設你在尋找合適的牙醫,兩家診所,一家的電子郵件地址是enquiry@pearlybrightsmiles.com,另一家的電子郵件地址是toothyben520@gmail.com,你會選擇聯繫哪一家?

 

  處理公務時,記得使用公司的電子郵件。若是公司沒有提供電子郵件,或是自營業主,使用私人信箱時,應該選用專業名稱,例如與公司或產品相關的名稱。千萬不要使用像例如「babygirl@…...」或「chocolover@…...」這樣的字眼作為商務電子郵件的名稱。

 

3. Be cautious with humor 小心使用幽默

 


(Credit: https://stock.adobe.com/ )

 

  因email非面對面溝通(face-to-face communication),使用幽默(humor)時,用字必須非常小心。在缺乏聲調的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的Email中,幽默有機會被誤解或扭曲。若想展現幽默或其他特定情緒,最好加註以提醒對方你真正的意思,例如使用“情緒符號”(如':)'代表笑臉、高興)。

 

4. Remember: people from different cultures speak and write differently 要意識到不同文化背景的人的說話與書寫方式

 


(Credit: https://stock.adobe.com/ )

 

  文化的差異容易導致溝通上的誤解(miscommunication),尤其是寫作的形式,因為彼此都看不到對方的肢體語言(body language)。因此,你要根據對方的文化背景、或你與他的熟悉程度來調整信件內容。

 

Examples:

  1.    Most Danes and Germans do not like to mention personal issues in business emails;

    丹麥人和德國人大多不喜歡在商業電郵內提及私人問題。

  2.    Don’t start by demanding something when sending emails to French;

    法國人傾向不在電郵開端提出要求。
 
  3.    Americans tend to prefer a fast and direct response.

    美國人在電郵內習慣簡單直接的說話方式。

 

5. Think twice before pressing ‘Reply to all’ 按下「回覆所有人」前請三思

 

(圖片由作者提供)

 

除非你真的認為所有人都需要收到這封信,不然不要再按'Reply to all'。

 

在以下情況下不要「回覆所有人」:

  a. Only the original sender needs to know your reply

   只有原始發件人需要知道你的回覆

  b. Your message is simple like "Thanks!" or "Me too."

   電郵內容很簡單,就像「謝謝」或者「我也是」。

 

6. Include a signature block 附上簽名檔

 

 

簽名檔格式:

  (i)  Your Name

  (ii)  Title (optional), Company (linked to website)

  (iii) Phone number

 

Example:

  Firenze Chiu

  Content & Engagement Manager, L&Y

  5123-4567

 

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