《華盛頓郵報》的一項調查顯示，打工仔平均每天花4.1小時檢查工作上的電子郵件（Email）。隨着網絡科技普及，Email早已成為公司與公司之間及公司內部正式商務溝通的重要方式。無論我們喜歡與否，上班族都已習慣每天花大量時間收查並回覆Email。然而，專家表示，有很多專業人士仍然不知道如何恰當地使用電子郵件。一封專業的Email除了需要表達清晰與具說服力之外，還需考量到許多枝微末節的。事不宜遲，一齊記低Email的禮儀與規範吧！

 

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1. Include a clear, direct subject line 「標題」要明確、直接

 

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　　很多時候，大家是以Email的標題(Subject Line)來決定是否繼續詳讀信件的內容。一封標題簡明、清晰的電子郵件，可在最短的時間內吸引收信人的注意並迅速獲得回應。一項涉及超過4000萬封電子郵件的研究發現，擁有三到四個單詞的標題(Subject Line)是最理想的長度。

 

　　此外，郵件標題應盡量寫得具描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

 

Examples of a good subject line:
　

•    "Meeting date changed"

•    "Suggestions for the proposal"

•     Great gifts for your site

•    Here’s the quote we discussed

•    "Quick question about your presentation"

•    Welcome to L&Y

•    Your order of A-plus2.0

 

2. Use a professional email address 使用專業的電子郵件地址

 

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　　試想像，假設你在尋找合適的牙醫，兩家診所，一家的電子郵件地址是enquiry@pearlybrightsmiles.com，另一家的電子郵件地址是toothyben520@gmail.com，你會選擇聯繫哪一家？

 

　　處理公務時，記得使用公司的電子郵件。若是公司沒有提供電子郵件，或是自營業主，使用私人信箱時，應該選用專業名稱，例如與公司或產品相關的名稱。千萬不要使用像例如「babygirl@…...」或「chocolover@…...」這樣的字眼作為商務電子郵件的名稱。

 

3. Be cautious with humor 小心使用幽默

 

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　　因email非面對面溝通(face-to-face communication)，使用幽默(humor)時，用字必須非常小心。在缺乏聲調的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的Email中，幽默有機會被誤解或扭曲。若想展現幽默或其他特定情緒，最好加註以提醒對方你真正的意思，例如使用“情緒符號”（如':)'代表笑臉、高興）。

 

4. Remember: people from different cultures speak and write differently 要意識到不同文化背景的人的說話與書寫方式

 

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　　文化的差異容易導致溝通上的誤解(miscommunication)，尤其是寫作的形式，因為彼此都看不到對方的肢體語言(body language)。因此，你要根據對方的文化背景、或你與他的熟悉程度來調整信件內容。

 

Examples:

　　1.    Most Danes and Germans do not like to mention personal issues in business emails;

　　　　丹麥人和德國人大多不喜歡在商業電郵內提及私人問題。

　　2.    Don’t start by demanding something when sending emails to French;

　　　　法國人傾向不在電郵開端提出要求。
　
　　3.    Americans tend to prefer a fast and direct response.

　　　　美國人在電郵內習慣簡單直接的說話方式。

 

5. Think twice before pressing ‘Reply to all’ 按下「回覆所有人」前請三思

 

（圖片由作者提供）

 

除非你真的認為所有人都需要收到這封信，不然不要再按'Reply to all'。

 

在以下情況下不要「回覆所有人」：

　　a. Only the original sender needs to know your reply

　　　只有原始發件人需要知道你的回覆

　　b. Your message is simple like "Thanks!" or "Me too."

　　　電郵內容很簡單，就像「謝謝」或者「我也是」。

 

6. Include a signature block 附上簽名檔

 

 

簽名檔格式:

　　(i)  Your Name

　　(ii)  Title (optional), Company (linked to website)

　　(iii) Phone number

 

Example:

　　Firenze Chiu

　　Content & Engagement Manager, L&Y

　　5123-4567

 

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