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24/09/2019

【職場眾生相】開會切忌「磨爛蓆」 10個必讀開會禮儀,升職都係睇呢啲!

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  • 藍婷

    藍婷

    2006年始,於香港、澳門、廣州、上海、成都及寧波為多所著名企業培訓了近一萬人的職場及專業形象。對象包括國內銀行管理層、跨國建築業執行董事及總經理、地產發展商管理層及前線、酒店管理層及職員、建築師、工程師、醫生、律師、會計師、教育顧問、社工、美容化妝顧問、演藝業…曾為商品品牌代言人作形象指導,包括林志玲、徐熙媛、陳慧琳、周慧敏、楊采妮、關詠荷。

    熱衷以工作經歷體驗加生活行為故事結合技巧理論,導引形象IQ有助個人職場及生活帶來優勢、開啟潛能及提升素質。曾為香港經濟日報及Cosmopolitan月刊專欄作者。著作包括「職場易容術」、「形象IQ‧小技巧‧大影響」、「生活形象Modern She」、「模特兒專業路how‧why‧what‧where」。

    本欄每周二更新

    形象UP!

  認識的朋友常說開會總是「磨爛蓆」,說到某點就「遊花園」或者「離晒題」,一坐下開會沒有兩小時都出不了房門,自然會有人覺得「我還有好多野要做」,不要拖長時間兼浪費精力!

 

  開會的確有機會是冗長而枯燥,還要聽別人「說一堆」與你無關,可能只是「感受」式說話,對事沒有實質幫助或建設性。有時,又會覺得明明可以一小時就講完的事,因為講講下就說了別的事,又或者討論拖而不決;心中要做的事已急到不得了,還在會議中斯磨拖到兩、三小時或更長才完成!

 

  這種會議是否很磨人?是否真的一點幫助都沒有?有這種想法,一點都不奇怪,只是,這就是眾生相的縮影,有時無可避免;也就是說要看大家平時的「禮」與「儀」的表現,如果不能改變大環境事實,就要改變自己如何從中「有得著」!

 

  開會過程,有同事想到什麼就說甚麼,有人長篇大論都入不到「正題」說不到重點;有人只放負能量「這樣不行,那樣又不得」,其他人覺得浪費時間嗎?這時,可以化負為正念,存乎一心!不妨轉個心念,換個心法,無論幾惡劣的會議,都可以視為反面教材。

 

  如果想令同事提高個人的商務禮儀質素,可以自己先這樣想、這樣做(特別是管理層或老闆身份更值得「帶頭」):

 

1. 發揮自己的聆聽心,耐心做個聽者;對自己是收集「知訊」,對對方是有所「發揮」;

2. 讓同事發言,對自己是「氣量」,對對方是「尊重」;

3. 讓同事盡情表達,對自己是「耐力」;對對方是「鼓勵」; 

4. 讓同事講完才表示意見,對自己是「風度」; 對對方是「接受」(接受不等於同意); 

 

  如果上司、管理層、老闆,都有「宰相肚內可撐船」的胸襟,相信對員工或多或少都應該有所得益,更是企業文化的呈現。

 

  無論會議是對外或對內,開會的過程是一種平日禮儀行為功夫的「成績單」,也是「累積表現」。懂得開會禮儀的管理層,自我表現往往都有較高質素,也是帶導只工開會表現的「禮儀身教」者。

 

  一般開會還有甚麼禮儀要注意?列舉以下重點讓大家參考,專業態度有時也要「擇善固執」。你做得到做得好的話,將來升職都看這些!

 

對內的會議:

 

1. 如果有主管,就是不要坐主管的位置;如果主管進來比你遲,你應該從坐位起立,以示尊重。

2. 坐姿要經常保持正直。來開會,不是朋友聚會。

3. 心態是提供解決方法,不是一味說問題,這像是把個波拋回上司或老闆。

4. 講話語調宜養成「習慣」,要轉做工作mode,有組織舖排及預設需要。

5. 耐心聽別人講完才作發言,不中途「搶說話」。

 

對外的會議:

 

1. 不要甫開始就把手機放上檯面。

2. 宜先問客戶應該坐哪裡,即使對方說「隨便坐」,也不要真的「隨便」。

3. 事前清楚預備開會要什麼。不要走出走入,耽誤其他人的時間。

4. 講說話要有組織力及慎言。保持持平、不帶私人情緒、不作批評、不武斷、不作是非評論、不作人身攻擊,經常保持正面思維。

5. 耐心聽別人講完才作發言,不中途「搶說話」。

 

 

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