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10/08/2020

【人的天性】工作出錯首要問責?設計工作流程時宜考慮人有「惰性」

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  • 潘少權

    潘少權

    資深傳媒人,為香港免費報章《晴報》創刊總編輯;曾擔任美國《讀者文摘》亞洲區中文版總編輯,負責香港、內地、台灣和東南亞出版工作。此前,在職香港經濟日報集團時為《經濟日報》副總編輯,兼任經濟日報出版社副社長,並主編《ezone》和《置業家居》等雜誌。他又是多本暢銷書,如《九七日誌之當年今日》、《駕車郊遊指南》、《百年智慧•管理經典》、《一分鐘管理》的作者。曾在中資、華資、歐資和美資公司工作,閑時外遊,喜歡讀書。

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    辦公室政治

  「這是誰出的錯?我知道不是你的責任,但請你替我找出原因,看看問題出在哪個環節上?」出差到歐洲開會時,其中一些編輯工作出了漏子,雖然未至於令出版脫期,卻比原定計劃遲了兩天,我不直接問上海的同事,反而要求香港的主管替我找出真相。

 

  正當我以為一切上了軌道,可以安心時,問題又發生了。是制度出了問題?還是我管理上有漏洞?抑或是出版環節的設計上有缺口?還是我選錯了管理人?都不是!

 

  人是天生有惰性的。每天都在做同樣的工作,一個熱情澎湃的員工,亦有情緒低落的時候,一個活力充沛的管理人,也有停下來的一刻。許多管理理論教管理人如何激勵下屬、如何下放權力、如何設計程序去監控流程,卻絕少提到每個人都會有躲懶的時候,我們在面對這個情況時應如何處理。

 

  以一個出版流程前後一百二十天計,比原定計劃遲了兩天,又沒有引致印刷延誤,很多管理人都會不以為意的。

 

  有些管理人會叫人找出原因,責怪出錯的人,又或者找人揹鑊。這樣,整個生產流程將會在未來幾個月變得很順暢。可是再過一些日子,又可能故態復萌。

 

  我叫同事找出原因,不是要找人問責,而是要找出「惰性」之所在,從而在設計流程上把這一點也加以考慮。

 

  大部分公司規定員工每天早上九時上班,但絕大部分員工都是在九時後進入公司。我介意員工不準時上班,但接受彈性上下班,意思是你晨早不能在九時前上班,那麼便九時半或十時吧!不過,說好了是九時半,絕不應該在九時四十五分才上班。

 

  我認為人有惰性,卻不接受員工懶惰。例如我接受同事通宵看歐國杯決賽,就算第二天下午才上班,但不要上了班卻像遊魂一樣。

 

 

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