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19/09/2019

【匯報技巧】遇少許變數也陣腳大亂?嘗試用少10倍時間去完成演講

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  • Michael & Derek

    Michael & Derek

    著有《我做媽劇停》一書,撰寫「市場」及「職場」兩大類文章。經常與不同機構及院校合作舉辦Marketing及職場座談會。

    本欄每周四更新

    我做Marketing

  大部份人準備presentation時,經常忽略咗presentation嘅結構問題,習慣用自己嘅思考方式去準備演講內容,直接將自己嘅思路完全地加於別人之上,令受眾未能掌握重點之餘,同時亦令內容失去吸引力。如果有一個好嘅內容結構,就算觀眾無親身參與會議或演講,只睇powerpoint都能夠輕易地掌握當中嘅重點。

 

「事實」與「建議」

 

  演講內容通常由三部份組成,「背景」、「結果」、「建議」,背景同結果多數係「事實」。如果演講內容大部份只係「事實」,永遠都係最沈悶嘅演講,唯有「建議」先能夠令人感興趣。一般嘅演講,都係先由交代背景作引,之後討論事實以作為演講嘅基礎,最後加入建議帶觀眾進入另一個階段,而重點在於如何拿捏事實同建議所佔嘅比例。

 

  可以的話,背景要盡量減少,假若結果係人所共知嘅事情,應嘗試將結果變成論點並加以討論,而建議應佔內容30%以上,就算係一啲較公式化嘅report或進度匯報,都儘量避免零建議。因為一個演講只得人所共知嘅事實,呢個只係一個陳述,而你亦會對演講失去價值。記緊一點,演講嘅價值在於建議嘅質與量,有貢獻嘅論點,才能突顯你喺會議上嘅價值。

 

一張slide,一個重點

 

  有時因為想豐富內容,不自覺地會越寫越多,但當一張side內有太多論點,就會變得累贅,令人難以掌握。每當準備powerpoint時,嘗試喺每張slide寫下一句conclusion,令自己更清晰。如果要用多過一句先可以作結,就有需要作出改善,可能係重點過多或放錯重點。外國較「學術派」嘅演講者會將conclusion當作slide嘅headline,令slide更簡潔易明。亦有人會將conclusion放於note內備用,假若時間趕急,就取而代之只講conclusion。

 

死記爛背唔代表融會貫通

 

  多數人rehearsal時只會背完一次又一次,直至滾瓜爛熟為止。但其實死記爛背並唔代表真正融會貫通,只要present過程中有一點兒嘅變數,就即刻會打亂你整個演講。當每次為演講作rehearsal準備時,嘗試作一個「50%,25%,10%」嘅練習。意思係,假若你嘅演講原定需時20分鐘的話,嘗試以10分鐘、5分鐘、2分鐘去完成你嘅演講。如果能夠輕易地喺不同情況下拿出必要嘅重點,同時亦能保持流暢度,就代表你真正駕馭整個演講。多做以上練習,比你死背script更有意義。

 

  唔同人做演講都有自己一套表達嘅手法,冇絕對啱或錯嘅方法,只有適唔適合自己嘅方法,同時亦能配合當時環境及聽眾嘅方法。多留意自己嘅演講內容同結構,除咗對演講有幫助之外,亦可以加強你思考方式同組織能力。

 

 

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