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24/10/2019

【工作電郵】商務Email的藝術2:CC 與BCC List別亂動?

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  • Michael & Derek

    Michael & Derek

    著有《我做媽劇停》一書,撰寫「市場」及「職場」兩大類文章。經常與不同機構及院校合作舉辦Marketing及職場座談會。

    本欄每周四更新

    我做Marketing

 

  繼續上星期題目 —— 「商務 Email 的藝術」,以下再寫幾個應用 cc 的常見例子。

 

  上回提要:【工作電郵】商務Email的藝術:動不動cc老細?Reply與Reply All點用法? 

 

「有理無理,cc 埋畀下屬」

 

  上一篇提及有人好鍾意 cc 人哋老細,向對方施加壓力。另一方面,又有啲上司好鍾意喺 email 討論中途,將下屬加入 cc list,用以喺同一個 email chain 內將工作分派埋畀下屬。上司 cc 得畀下屬,其實期望緊下屬應該要夠醒目,識得睇晒成個 email 嘅前文後理,然後自動自覺 follow up。但現實係,好多下屬睇完個 email 都未能理解整件事嘅來龍去脈,亦唔知自己實際任務係咩。但下屬為咗顯示自己「已經做緊嘢」,就直接 Reply all,詢問上司更多詳情,最終導致其他同事收到更多 email。其實上司只要按下 Forward,然後加一句 “let's discuss” 就可以避免以上嘅 email 來往。

 

「主動將同事放到 Bcc list」

 

  有啲同事會有一個習慣,就係喺回覆電郵時,將某啲原本喺 cc list 嘅同事放進 Bcc list,原因係佢哋覺得呢班同事應該同之後嘅討論無太大關係,所以希望避免佢哋收到太多 email。呢個做法非常貼心,值得鼓勵。但如非 100% 確定邊啲同事應該攞走,最安全做法都係保留原本 cc list。有一次一位同事好心將佢認為可以攞走嘅同事放到 Bcc,但就立即收到阿姐嘅回覆,表示每一位同事都應該參與討論,並將所有同事加回 cc list。好心同事當面被 overrule,自然覺得不是味兒。

 

「請勿隨便加大或減少別人的 cc list」

 

  當同事建立一個新嘅 email chain,佢揀選同事放入 cc list 理應有根有據。作為收件者,絕大部分情況都唔應該擅自更改,除非你知道佢 send 錯咗畀另一個同名嘅同事(例如 Betty Liu vs Betty Lam)或佢認錯某項工作嘅負責同事等明顯錯誤。例如當有人收到一啲關於 brainstorming 嘅 email 時,佢哋第一時間並唔係提供 idea,而係回覆「Great, including Betty, Angela, Benny and Kitty here for discussion!」除非佢哋已經係高層或大老細,否則此舉不多不少都會令發件者感覺若有所失。如果真係覺得有需要 cc 更多同事,不妨簡單解釋原因,令大家都有更好「下台階」。

 

  幾時將同事放入 cc 或從 cc 欄攞走其實並無一套固定準則。每家公司、每個上司都有唔同文化同喜好。但一般運用 cc 嘅禮儀,目的都係希望減少大家 email 嘅數量。請謹記,email 只係大家嘅溝通工具,而每日將 Inbox 數目減至零更加唔係你嘅工作目的。有時與其用兩個鐘寫一個 email,或考慮應唔應該 cc 畀某人,倒不如用腳走到對方面前,直接討論。

 

 

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