「溫馨」提示的技巧

　　「Oh my God! 我忘記提醒老板們明早開會！」臨近放工時間，同事才驚覺忘記寄個提示電郵(reminder email)給老板們。

 

　　我說：「現在寄太遲，打個電話給他們的秘書好了，直截了當。」

 

　　一提再提、三催四請，也是你的工作責任。遲了，甚至忘記提醒，就是你漏招。活動牽涉愈多老板就要愈早約定，另於活動一星期或數天前寄個提示電郵給老板及其秘書。

 

　　現在不少人將任何提示均稱為「溫馨提示」，商業社會講求效率，事情不重要，哪會浪費精力時間再三提醒﹖需要提醒的，本身就重要非常，例如追交報告、費用等。又有不少人將「溫馨提示」直譯為warm reminder，被人催促，怎會暖在心頭，硬套上「溫馨」二字，實在骨痺。

 

　　英文通常稱這類提示為friendly reminders或gentle reminders，用客氣的語調提醒重要事情，以免顯得硬倔無禮貌，迫得太緊。

 

　　內容方面，應簡短說明甚麼事(what)及何時(when)，記得reminder emails必須連同原本的電郵一併寄出，不用更改原先電郵的主旨。以下有幾個適用於不同情況的reminder emails供參考。

 

例一，提醒老板出席活動(必須副傳其秘書)：

 

Dear xxx

 

Kindly be reminded to attend the opening ceremony of xxx.

 

Date: 24 Aug (this Fri)

Time: 2-3pm

Venue: Hall 5E, HKCEC

 

Best regards

xxx

 

例二，原本約定同事今天交文件，但遲遲未收到，估計同事或需更多時間完成：

 

Dear xxx

 

Just a friendly reminder to submit your sales report today. If there will be a delay, please let me know when I can expect to receive it. Thank you.

 

Regards

xxx

 

例三，提醒顧客繳費，須明言再逾期會終止服務：

 

Dear xxx

 

It is noted that you have not paid your outstanding account of HK$210 for your subscription to our online magazine. Please settle the amount before 3 Sep 2012. Otherwise, the subscription will be discontinued.

 

Thank you for your attention.

 

Yours sincerely

xxx