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12/01/2022

疫情蔓延!又一次在家工作?WFH該如何保持工作效率?8個貼士令生產力大提升

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  • Ada Chow

    Ada Chow

    Ada Chow

    資深公關∕ 活動策劃人,熱愛生活,以簡單的視角解讀數碼與生活的關係。

    智叻生活

  疫情進一步蔓延,大家又再次被第五波疫情打得措手不及。有機會不得不在家工作Work From Home(WFH)的情況下,怎麼保持我們自己工作效率,保持團隊戰鬥力呢?

 

  WFH時,加強團隊間的定期溝通尤為重要。這意思是說,你在家裏,依然要保持一直以來上班的狀態,這個時間段不能隨便更改,因為團隊需要協同。如何保持協同,如上班時間是早上9點,互相溝通一下今天我們要做的事情是甚麼,每個人分別要做甚麼,重要的是大家互相提個醒,我們開工了。

 

  建立每天定時交代工作制度。其實是團隊由上至管理一個非常重要工作項目依據。把工作目標拆解為任務,這句話意思是說,團隊要懂得把原本要在一天或者一段時間裏要完成的目標,拆解為每一天要完成的任務。為了避免在家工作時失去目標,我們需要把目標拆解為一個個具體的任務,也就是把objective拆解為task。目標要達成,首先要把每天的task,作為項目管理者,就需要把這個目標具體到這星期/每階段做甚麼。

 

  給大家介紹以下幾個工具。文檔類,Microsoft Office 365、Google Gmail、雲端硬碟,文檔等軟件圖示軟件,這些軟件支持多人在同一篇文檔上同時做出修改,從而達到協同的目的。

 

  切記WFH並不代表你就不用上班,你一樣是要上班,只不過你上班地點為居家。因此,該起床的時候要起床,該休息的時候你才能休息,隨時要保持在線狀態,聯繫方式也要保持暢順,同事有工作找你的時候,別找不到人,別找藉口說網絡不行,記住,你是隨時待命狀態。 

 

  對於網上會議,一定要調好鬧鐘,準時參加,及時連線,進入視頻會議現場。別到時候大家都在開會,只有你一個頭像是空的,很難看。

 

可以分享一些WFH時,可以提升生產力的建議:

 

1. 最好安排一個工作區域,適度將工作與生活區隔開來;

2. 起床後還是要刷牙、化妝、換衣服,讓腦子進入情境,不要因為在家工作就一整天穿睡衣,要透過一定的儀式讓自己的腦袋跟身體「開機」;

3. 省下來的通勤時間,建議用來閱讀或是運動;

4. WFH不代表不用下班,紀律很重要,該吃飯、該喝水都要照做;

5. 避免不必要的干擾。在家總是還有一些其他的事情要處理,所以不能特別安心的工作,所以要找一些方法,避免不必要的干擾;

6. 使用可信任的連線,避免使公司內部訊息外洩;

7. 每天花點時間記下未能在家中完成的工作項目,早與同事和客戶做好聯絡,將影響減至最低;

8. 可以選用一些既美觀又能緩解情緒的香氛工具也是居家工作時很適合的用品。

 

  使用email文字溝通,較無法傳達面對面的表情和肢體動作,容易產生隔閡,建議可在每次溝通後,再度與對方確認,避免產生誤會或溝通失準。

 

  其中有指員工在WFH期間,絕對離家出外盡量不要,要將手機設定為響鬧模式,還有在周末盡量只外出購買必需品,減少出外娛樂消遣等。

 

  大家必須理解WFH是為了減低感染機率,保障員工安危,但在疫情下盡量減少外出亦是常識吧!所以為自己、為家人、為控制疫情,WFH期間大家都要保持個人衛生和社交距離!互相溝通,學習協商。

 

  當工作與生活界線逐漸模糊,應該適當平衡兩者成為WFH的目標,而適當地製造「儀式感」並清楚劃分每個時間要執行的活動,WFH很容易把工時跟著拉長,身心靈也會因此感到緊繃,適時的舒緩才能讓工作變得不疲憊!不僅能將每日行程穩定下來,更能維持生活品質。

 

 

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