全民抗疫WFH 在家工作5大錦囊
近十年美國興起了WFH（Work From Home，以家為工作基地）、遙距工作（Remote work）的潮流，一些初創企業、科技公司容許員工在公司辦公室以外的地方，不論是屋企、公園、咖啡室等地，只要按時完成指定工作就可，不必每天回公司。有說這種嶄新的辦公模式，僱員的工作效率大為提升。
一場新冠肺炎（新型冠狀病毒肺炎）令香港人也趕上WFH的潮流，為免疫情蔓延，近日由政府到私人企業都實行在家工作（Home Office）措施，減少人與人接觸傳播病毒。上周，有本地銀行的管理培訓生（MT）卻被發現在家工作期間，背地裏相約行山，成為網絡熱話。
原來，要實行遙距工作，對企業或僱員而言有五大錦囊，包括可靠的雲端系統、讓員工「聚首」的通訊及協作軟件系統、基本規格的手提電腦、資訊安全性，以及公司文化。微軟（Microsoft）推行遙距工作近10年，其總經理（香港及澳門）陳珊珊認為，實施WFH要尊重員工各自的工作模式，不可每小時監視著工作進度，應著重其工作成果。
遙距工作成為新潮流，背後當然蘊藏商機。影印機供應商理光近年積極進軍這個市場，提供遙距人力管理、企業雲端文件共享、視訊會議等服務，該公司料今次疫情過後，遙距工作的風氣會更流行。
遙距工作成趨勢造就大市場 科企微軟力推現代辦公室
很多人覺得在家工作，穿著睡衣、蓬頭垢面都可以，畢竟在家總想隨心隨意，又沒有人看到自己！這幾周陳珊珊因為疫情影響需要在家工作，她卻有另一套做法。即使在家「開工」，她都會先換好一身Smart Causal，「不用穿得像返工那麼正規，但始終覺得換件衣服，感覺就『撻著』開工模式。」
微軟總經理（香港及澳門）陳珊珊指全球化及年輕一代的工作態度，令遙距工作變普及。
家中只是其中一個場景
接著她坐在書枱前打開手提電腦，登入公司的系統，隨手也打開電腦鏡頭，處理海量電郵後，接著跟同事聯絡，「我會開視像，跟同事『見面』，跟他們說Hi，大家有眼神接觸。」她說雖然科技先進，但人與人之間需要有感情交流。之後她要外出，正碰上要跟美國公司開會，她在車上開著手機，手機同時登入入公司的通訊系統，然後在車上跟美國的同事「會面」，討論香港的疫情。
微軟的現代辦公室軟件Teams 強調員工之間的協作。
這種在任何地方都可以「開工」因科技協助已經成為常態。近日香港為免疫情蔓延，政府到私人企業都實施在家工作措施，以減少人與人接觸傳播病毒。在家工作或者簡稱WFH（Work From Home）成為熱門詞。
陳珊珊為微軟（Microsoft）總經理（香港及澳門），作為全球最大雲端服務供應商之一的微軟，10年前已提出「現代辦公室」概念，推出針對遙距工作（Remote Work）的軟件及配套，而微軟也鼓勵員工採用這種工作模式。
陳珊珊指在家工作，只是遙距工作的其中一個場景，可以在咖啡室、公園及任何地方，這種任何地方都可以工作，是當今職場的大趨勢。根據全球辦公室供應商IWG（International Workplace Group）去年的調查報告，訪問了100個國家共1.5萬名商務人士，發現全球有60% 打工仔，一周有至少2.5日不在公司工作，有85%的人認為更彈性的工作安排有功提升工作效率。
遙距工作五大錦囊
愈來愈多人進行遙距工作，陳珊珊指這跟全球化有關，不論大小企業，總有客戶或生意夥伴在外地的；其次是新世代追求生活與工作和諧，要求更彈性的工作安排。科技如雲端服務、視像、通訊軟件等等正可以解決以上問題，容許不在固定地方工作的模式。對企業或員工而言，要實現遙距工作模式有五大錦囊，包括可靠的雲端系統、讓員工「聚首」的通訊及協作軟件系統、基本規格的手提電腦、安全性考慮及公司文化。
（1）令人恍如置身公司的雲端：雲端除了可以儲存及管理公司的檔案、資料等，它同時亦執行應用程式、傳遞信息等的伺服器。遠在公司外的員工可透過雲端，恍如返到公司工作，進入公司系統、索取檔案等。陳珊珊指，企業要實現遙距工作模式，需要的是雲端服務。
（2）讓員工「聚首一堂」的協作系統：遙距工作講求「協作」（Colloboration），讓天各一方的員工聚首一堂，在軟件平台上開會、做Presentation或做培訓等。例如微軟的Teams平台，整合電話、電郵、即時通訊、視頻、影片檔案等；功能強大到可「容納」250人齊齊開會；開會視頻更自動紀錄成文字檔等。
陳珊珊開著電腦鏡頭跟同事「面對面」有更多交流。
（3）手提電腦成流動辦公室：遙距工作透過雲端操作，手提電腦本身無需要儲存公司大量文件或裝載操作系統，因此不論在運算的CPU及儲存空間要求不太高。
（4）安全是首要考慮：遙距工作的網絡安全可分三個層面，第一手提電腦，二是公司的網絡系統，三是雲端。陳珊珊指，黑客可透過在外的員工手提電腦進入公司的雲端系統，因此她提議，除了在以上三個層面做好防護，當員工要進入公司雲端，亦要做好身份認證管理（Identification Management），例如採用雙重身份認證。
（5）公司文化配合：公司提倡在遙距工作的模式，陳珊珊指，有硬件軟件，公司文化也需要配合。她以自己公司的價值觀為例，其中是尊重，尊重每個人有不同的工作模式。另外她指經常追問員工怎樣做、這幾個鐘頭你做了甚麼，這都是沒意思，反而關注同事做了甚麼出來。她指這套公司文化，亦需要有員工考核制度配合，因為這影響員工的工作態度。
雲端 x AI 檢視個人工作模式
使用公司系統及軟件的陳珊珊，每天早上她的個人Chatbot會提醒她一些事，例如她有個要跟進的電郵；每周系統又會傳她一份報告，是一周的行程總結，例如今周用了多少時間開會，跟誰開會最多等，這些都是雲端結合人工智能而產生的。對於身為管理層的她，這些數據可以讓她檢視自己的工作模式，例如是否開會太多、太長，「現在雲端都會結合AI，我想說的是所謂現代化辦公室，是能夠提升的工作效率，讓人有更多創新。」
WFH具商機 理光攻雲端協作會議服務
一場新冠肺炎，令不少企業採取Work From Home政策，容許僱員在家工作。近年積極打入遙距工作（Remote work）市場的理光香港，其市場及業務拓展部總監莊禮基表示，近年愈來愈多企業實施遙距工作，相信今次疫情會令這風氣更流行。原來，香港的遙距工作及數碼工作間商機不少，皆因香港樓價高企，商廈吋金呎土，理光發現不少中小企掌舵人也期望更有效地運用辦公地方和資源，在疫情前已力推遙距工作，不止讓僱員Home Office，也希望將Home和Office結合。
理光香港市場及業務拓展部總監莊禮基（右）指，理光的雲端視訊協作服務，配以日本母公司研發的「電子白板」，讓員工在任何地方也可與辦公室同事協作開會。
提供IT支援予客戶
外界對理光的最大印象可能是影印機供應商，莊禮基指公司數年前已定位為數碼工作間的提供者，為客戶提供視像會議、雲端儲存、數碼人力資源管理等服務，「以前（外界印象）理光是影印機供應商，但這個年代過咗啦！」
莊禮基協助過不少企業實行遙距工作，他認為企業要有兩方面的準備，首先是公司要有指引和制定遙距工作的安排、滙報機制。他以自己公司為例，近來因應疫情實行遙距工作，便推出了指引，最特別是建議員工在家工作應有的心態，「例如屋企都要一個固定空間做Working Area，或是Dress Up自己，讓心態上調整。」莊禮基作為一個上司，他每日會在固定時間，和下屬聯絡15分鐘，交代工作和讓員工滙報。
其次是硬件上要配合Home Office的需要，例如雲端儲存系統，視像會議系統等。理光近年積極提供這些服務，但坊間競爭不少，莊禮基認為公司的強項在於其「7x24」的客戶支援，因為香港不少中小企未必設有IT部門，僱主和僱員對IT也未必很掌握，「我們的Remote Help Desk可給中小企信心」。他舉例雲端儲存，若客戶不小心覆寫了重要檔案，需要恢復原來檔案，能否即時聯絡雲端服務商？數據中心在哪個地區，有沒有地緣風險？這些也值得企業負責人考慮。他說理光的雲端數據中心位於香港，有資訊安全ISO認證，傳輸過程會經過加密，若客戶有特別需要，也可以安排使用海外的數據中心。
系統自動跟進流程
除了雲端儲存，莊禮基說他們更可為客戶提供雲端文件共享系統。他舉例有一個客戶是物業管理公司，有很多「風火水電」的圖則要經過一層層、不同的同事協作處理，他們為這客戶設計了文件處理流程的系統，當A同事完成了一份文件的處理，雲端系統會自動分發文件到下一位負責的B同事，如此類推，當整份文件完成所有處理流程，可自動傳送至有關機構作審批，「整個流程即使管理層放假，這個系統也自動跟進到（文件傳遞及提交）。」現時，理光的雲端文件共享服務，入門版月費688元起，可享300GB容量。
視像會議系統方面，理光的日本母公司研發了一個「電子白板」雲端視訊協作系統，提供無限分鐘的視訊會議服務外，各同事可在白板上協作開會（詳見圖片介紹）。入門版的視像會議系統，月費788元起。
「電子白板」設有職員證讀卡機，召開會議的同事拍職員證後，可點選相關同事加入，相關同事在裝有其應用程式的手機或平板電腦上，可即時連線參與。
各同事可從雲端儲存系統取出文件，同事可各自在「電子白板」、手機、平板電腦上手寫或鍵入文字，所有修改會儲存到雲端，以及傳送到各與會者，可做到完全「無紙化」。
過去大半年，社會運動不斷，不少企業也制定在家工作的後備方案，理光的遙距辦公方案客戶數目過去一年有雙位數增長。他相信今次疫症會加速香港企業實行遙距工作。因應今次疫情，理光的雲端文件共享服務、雲端視訊協作服務，現提供3個月免費服務，繳付硬件按金便可試用。
視像會議軟件Zoom 疫情帶挈股價升四成
新冠肺炎疫情持續擴散，不少企業實行Home Office安排，視像會議軟件在這非常時期大派用場，最受歡迎莫過於雲端視像會議軟件Zoom，不少企業及大學均使用Zoom作視像會議或遙距教學。
Zoom 視像會議截圖。
Zoom設有多個方案給不同類型用戶及企業，方便行動裝置與跨平台使用。其中，Basic個人會議方案費用全免，可進行不限次數的一對一會議，限時40分鐘的群會議。參與者無需建立Zoom帳戶，只要在電話或平板電腦Zoom應用程式上輸入會議室ID或在電腦點擊會議網址，即可加入會議，免費版最多可容納10名參加者。
香薰課程導師何小姐去年6月起因為社會運動持續，開始使用Zoom遙距教授課程。她說Zoom是她用過的多款視像會議軟件中，訊號傳輸最穩定的軟件，「唔會窒下窒下！」不過Zoom的免費版本只支援40分鐘的群組會議，故她幫襯了Zoom的付費方案，每年付149.9美元（折合1,169港元），會議時間可長達24小時，並設有使用者管理的進階功能。
李嘉誠為首批投資者之一
Zoom由華人企業家袁征創辦，袁征生於中國山東，1997年成功移民美國，曾於思科系統（Cisco System）任職，職至工程部門副總裁，後於2011年離職並創立Zoom。Zoom在去年6月在美國納斯達克上市，今次肺炎疫情令Zoom人氣急升，公司股價今年至今大升四成。袁征早前更宣布，鑑於肺炎疫情擴散，1月27日起中國用戶的視像會議服務全部免費，以便中國企業在家辦公。
值得一提，長和（00001）資深顧問李嘉誠旗下的維港投資（Horizons Ventures）早於2013年領投了Zoom的B輪融資，是該公司首批機構投資者之一。
在家工作效率提升App
針對團隊溝通的Slack
在全球已有過千萬用戶，該公司更於去年中於美國紐交所上市。針對團隊溝通的Slack，其名稱是「Searchable Log of All Conversation and Knowledge」的縮寫，意思是將所有對話和知識都成為能搜尋的日誌。針對團隊溝通它整合電子郵件、即時通訊軟件、電話視像等平台，並結合搜尋功能。最大的特點，與傳統通訊軟體不同，不設「主帳號」，而是因應需要開設主題平台，使用者進入平台註冊，每個使用者又會在平台內有自己的獨立空間，處理屬於自己的資訊。其二是其溝通系統分為頻道（Channel）、個人信息（Direct Message）及私人群組（Private Group）。美國太空總署（NASA）的噴射推進實驗室（Jet Propulsion Laboratory）團隊都採用Slack進行溝通。
適用OS︰手機（iOS及Android）及電腦
收費︰免費
讓你不再分心的Forest
在家工作不時有很多引誘，Forest（專注森林）是款遊戲化的計時工作App。當你想專注工作，暫時離開手機的干擾，就在Forest的帳戶內「埋下種子」，並設定時間，由10分鐘到120分鐘，種子會漸漸「生長」成樹，但若你在中途離開這個App，打電話、上網等，正在生長的小樹就會枯萎，相反小樹會成為大樹，每棵樹更可以「累積」成為一片森林的畫面。這個由台灣八十後研發的App，在全球有超過200萬人下載。
適用OS︰iOS
收費︰15港元
電子郵件管家Spark
集合多功能的郵件管理軟件，其最大賣點是其「Smart inbox」功能，可自動把電子郵件分類，包括個人、通知型、新聞型及看過的郵件。並可以將不想看的通知型或新聞型郵件隔離。此外每個郵件又可附加功能，例如延後處理通知、排程到指定時間寄出、寄出郵件回覆通知等。而且其介面流暢簡潔，易用好操作。
適用OS︰ iOS及Android
收費︰免費
另類工具 Beam
視像會議機械人Beam是個配備10吋屏幕約五尺高的移動機械人，歸類為視像開會機械人，員工用類似遊戲機應用程式的方法把自己的頭像放上屏幕。Beam成為員工「替身」，在公司游走、開會跟同事在茶水間「吹水」等。來自丹麥的Beam，於2011年由Scott Hassan創立，他指雖然現有的電子郵件、視像會議成熟應用，但有感員工天各一方，總感到孤立無援及迷失，聚集公司開會又覺費時，由此想出「員工替身」Beam，現時美國微軟總部亦採用。
轉載自《iMONEY智富雜誌》