• |
  • 極速報價
  • |
  • 會員
  • 產品服務 / 串流版
  • 設定

13/01/2020

【走進亞馬遜】開會以6頁文稿代替PPT,就能避免「假大空」內容?

  • 加入最愛專欄
  • 收藏文章
  • Jimmy Leung

    Jimmy Leung

    私募基金負責人,擅長結合傳統經濟及互聯網、管理業務分別在倫敦、矽谷,香港。涉及房地產、互聯網及跨境電商等產業,與多國實業家、創業家、天使投資等擁有廣大的人脈。行事低調,口頭禪是最好你搵我唔到。

    本欄逢周一更新

    改朝換代Digital

  坊間研究亞馬遜商業模式的書本已經是恆河沙數,但當親身參與過他們的總部工作會議後,又有另一番體會。

 

  一般公司開會的時候,通常會用上PPT作為簡報,用幾行字畫出重點,再配上看起來很厲害的圖表,圖文並茂,接住負責報告的人就Steve Jobs上身,用PPT為基礎,開始口沫橫飛地「吹水」說明。

 

 

  但我們去到亞馬遜的時候,完全見不到有人用PPT,亞馬遜要求發表者寫出六頁的A4文件,稱為6-pager的文字稿,而且規定要用10 Point字體。

 

  老闆Jeff Bezos認為PPT這種報告形式,對報告者來說雖然方便,但對台下的聽眾來說並非如此,有你講無我問,因為報告時可以用很多語言偽術去強調自己想強調的部分,對於那些不想多提的內容,避之則吉。

 

  這麼一來,整體內容之中就少不免假大空,只會有一部份被加入幻燈片並傳送給聽眾。如果要徹底了解報告內容,就必須在報告中提問,但通常提問很容易破壞會議的流暢度,再加上報告本身一些內容會被刻意誇大或者略過,亞馬遜強調的六頁文字稿,就是能夠聆聽者徹底了解報告內容,令到會議更有效率。

 

 

  撰寫這六頁文字稿,其大原則就是當對方是客戶,用說明的方式去書寫,即使沒有相關背景及知識的人,讀完這六張A4資料之後,亦可掌握會議內容。

 

  不過,雖說是文章形式,但可不能沒完沒了地寫好幾頁、幾十頁。基本上不是做成一頁(被稱為1 Pager)就是做成六頁(稱為6 Pagers)。

 

  簡單的企畫書或報告書等,基本上都寫成A4大小的一頁。亞馬遜幾乎所有可以公開查閱的資料都是1 Pager 的形式。

 

  年度預算、事業計畫書、新事業企畫書、大型計畫的提案書等,要寫成A4大小的6 Pagers。

 

  要寫好一份六頁的報告「真係唔嘢少」,快則幾個小時,慢則要花上幾日工夫。雖然表面上看起來有點浪費,但這麼一來,報告者就能更加深入地思考、調查、撰寫和修改,將報告內容整理得有條有理。

 

 

  在亞馬遜開會的氣氛亦相當有趣,很多人會不習慣,就是接連不斷的沉默時間,因為那段時間與會者都在閱讀一頁或六頁的資料。一入到會議室,報告者就會派發文字資料,這時大家就像置身圖書館,先安靜看資料,如果是一頁的話,沉默會持續五分鐘左右,六頁的話大概會持續十五分鐘。

 

  讀到一半即使有問題或者不明白的地方,都不會直接舉手提問,而是先將自己的想法寫在紙上,繼續把六頁資料讀完。這和用PPT報告的方式完全不同,在閱讀資料的過程中,本來有些想問的問題,但讀到最後之後,就會迎刃而解。當所有人讀完之後,就會回到第一頁,展開各種討論。

 

  會議主席判斷差不多了,便問與會者:「看完了嗎?」OK的話就開始討論。討論基本上是採取對資料提出疑問、回答疑問的形式。主席會問:「第一頁有人有疑問嗎?」「沒有。」

 

  「第二頁有疑問嗎?」「沒有。」

 

  如此持續到最後,就在與會者一直回答「沒有」的情況下結束,表示那是毫無疏漏、經過仔細思考、能夠認同的內容。曾經多次見證過這樣的會議,感覺那就是會議的一種理想狀態。

 

  不管報告者的口才夠不夠好,當日的狀態是否完美,想表達的內容已經清清楚楚寫在紙上,就是全球No.1公司的文化。

 

 

 

 《經濟通》所刊的署名及/或不署名文章,相關內容屬作者個人意見,並不代表《經濟通》立場,《經濟通》所扮演的角色是提供一個自由言論平台。

etnet財經‧生活App   財智‧健康‧品味生活     【立即下載】  iOS版 / Android版
我要回應

你可能感興趣

  • 生活副刊
  • DIVA
  • 健康好人生