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24/05/2024

職場英文 │ 趕Deadline有同事找你幫忙?如何優雅地Say No?即學5種拒絕技巧

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  • Zephyr Yeung

    Zephyr Yeung

    從小喜歡英文且極具好奇心,奈何小時候發問時往往都會被告知「背左佢啦」,心有不甘繼而透過閱讀和研究來尋根究底,長大後深深了解香港人學習英語時會遇到的障礙,並研究出獨有的方法瞬速提升英文水平,從此不再視學英文為畏途。你ready好晉升為「職場英語達人」未?

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    逢周五更新

  在節奏急速的商業世界中,時間是寶貴的資源。身為專業的上班族,我們經常要兼顧多項任務和爲了每天源源不絕的deadlines而埋頭苦幹。當你正在趕deadline的時候,竟然有同事找你幫忙處理別的事情?雖然團隊合作至關重要,但有時我們必須學會優雅地拒絕額外的工作。 記住,say "no" 並不意味著自己懶惰或工作態度消極,而是為了適當地設定界限、讓自己保持專注在本來的要事上,並確保其工作進度不受影響。在本文中,我們將探討5種在職場中禮貌地拒絕他人的有效方法,附帶實際示例和有用的表達方式,let's go!

 

(Credit: https://stock.adobe.com/hk/ )

 

1. Express Appreciation and Set Boundaries 表達感激並設定界限

當有人邀請你負責額外的項目或參加額外的會議時,先表達對他們的考慮之情,然後禮貌地解釋你目前的工作量。

 

(Credit: https://stock.adobe.com/hk/ )

 

回應方法(一):

 "Thank you for considering me, but I'm currently swamped with 被淹沒 other tasks. Can we revisit this next week?"

謝謝你的邀請,但我目前已經忙得不得了。我們下周再商量一下吧。

 

回應方法(二):

"I appreciate your offer, but I need to focus on my existing commitments現有的任務."

感謝你的邀請,但我需要先專注於我現有的任務。

 

2. Suggest an Alternative 提出替代方案

與其直接拒絕,不如提出替代方案。也許有同事可以接手或處理這項任務。

 

回應方法(一):

"I'm sorry. I won't be able to attend the meeting, but perhaps someone else from the team can represent 代表me?"

抱歉我未能參加會議,但也許我們團隊中其他人可以代表我?

 

回應方法(二):

"Unfortunately, I have a conflicting 有衝突的commitment. Could someone else handle this?"

很抱歉,我手頭上有別的事情撞期了,能請其他人處理嗎?

 

3. Be Honest and Direct 坦率直接地表明自己未能勝任

 

(Credit: https://stock.adobe.com/hk/ )

 

有時坦誠是最好的策略。如果你缺乏專業知識或根本無法承擔額外的責任,直截了當地說明。

 

回應方法(一):

"I'm not the best fit 適當人選 for this project. I recommend reaching out to 聯繫[colleague's name]."

我不適合這個項目。我建議你聯繫[同事的名字]。

 

回應方法(二):

"I appreciate your trust, but I don't have the expertise 專業知識needed."

我感謝你的信任,但我沒有所需的專業知識。

 

4. Use the Sandwich Technique 使用三明治技巧

「三明治技巧」=先給出積極的評論,然後拒絕,最後再以積極的方式結束,從而緩和拒絕帶來的負面感覺。

 

回應方法:

"I admire your enthusiasm 熱情, but I have to decline because [提出一個合理的原因]. On a positive note, your proposal was well thought out!".

我很欣賞你的熱情,但由於[提出一個合理的原因]我必須拒絕。順帶一提,你的計劃書思路很清晰!

 

5. Refer to Company Policies 引用公司政策

如果你的公司有關於工作量或額外任務的政策,可以引用該政策作爲拒絕的理由。

 

回應方法(一):

"Our company policy doesn't allow me to take on 接納additional responsibilities right now."

根據公司政策規定,我目前不允許接納額外的工作。

 

回應方法(二):

"I apologize, but our policies prevent me from 不允許;禁止accepting your invitation."

很抱歉,我們的政策不允許我接受你的要求。

 

記住,掌握說不的藝術可以使自己更能有效地分配時間並保持專注,從而為你的公司做出貢獻。

 

 

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